KANATA 隐私政策

1. 引言

Third Scope Asia PTE. LTD.（以下称"我们"、"我方"或"本公司"）致力于保护您的个人信息。本隐私政策（以下称"本政策"）说明与我们所提供的服务"KANATA"（以下称"本服务"）的使用相关的个人信息如何被收集、使用、向第三方提供、保护及保存。与本政策有关的法律及隐私事务，由我们的母公司 Third Scope Co., Ltd.（日本法人）负责处理。

本政策以日本《个人信息保护法》（個人情報保護法。以下称"APPI"）为主要适用法律编写而成。本服务面向全球用户提供，本政策同时亦涵盖并遵守用户所居住法域的个人信息及数据保护法律，包括欧洲经济区、英国及美国。

本政策构成 KANATA《服务条款》（以下称"服务条款"）不可分割的组成部分。本政策中未予定义的用语，采用服务条款中赋予该等用语的含义。

本服务包含"AI 录制"功能，该功能会将录制机器人接入线上会议，并进行录制、转录以及会议纪要的生成。该功能可能涉及对并非本服务用户的会议参加者的个人数据的处理。 若此与您有关，请参阅第17章及第18章。

2. 个人信息保护管理者与联系方式

我们已依据 APPI 指定个人信息保护管理者。有关个人信息处理的任何咨询、投诉或请求，均可通过下列方式提出。

3. 各法域的机构与代表

以邮寄方式联系 DataRep 时，邮件的收件人必须写明"DataRep"。 收件人写为我们的邮件，DataRep 可能不予接收。

4. 我们收集的个人信息

在提供本服务的过程中，我们可能收集下列类别的个人信息。为便于居住在美国的用户理解，同时列出美国州法项下的对应类别。

5. 处理的法律依据

5.1　全体用户

依据 APPI，我们特定个人信息的使用目的（第17条），且不在实现该等目的所必要的范围之外处理个人信息。同意于本服务注册时取得。有关停止使用或停止提供的请求，请参阅第13章。

5.2　欧洲经济区与英国

对于居住在 EEA 及英国的用户，我们基于下列法律依据处理个人数据。

对于基于正当利益的处理，我们会进行利益衡量测试，以确认您的权利与自由不会被凌驾。

5.3　美国

依据美国各州隐私法，当我们就本服务处理您的个人信息时，我们作为"企业（business）"或"控制者（controller）"行事。当我们代表企业用户处理个人信息时，我们作为"服务提供商（service provider）"或"处理者（processor）"行事。

6. 个人信息的使用目的

我们出于下列目的使用个人信息。

• 本服务的提供、运营与维护（包括账户创建、身份确认及客户支持）
• 账单与支付处理（包括适用税额的确定）
• 本服务的改进、新功能的开发与质量的提升（包括使用模式的分析）
• 确保安全，防范与检测不当使用
• 遵守适用的法律、法规及监管要求
• 发送与本服务有关的通知与更新
• 线上会议的录制、转录文本与会议纪要的生成，以及将生成的会议纪要积累于资料库并使其可供其他应用引用

我们不会在实现上述目的所必要的范围之外使用个人信息（数据最小化原则）。

7. 同意与同意的撤回

我们通过在本服务注册时取得对本政策的同意，以取得您的同意。对于 APPI 项下需要另行取得同意的事项（例如向第三方提供以及需要特别注意的个人信息的处理），我们会逐一取得同意。

您可随时通过联系方式（第2章）或本服务内的"隐私设置"页面撤回您的同意。请注意，撤回同意可能导致我们无法提供本服务的全部或部分内容。

8. 向第三方提供与委托

仅在下列情形下，我们才可能向第三方提供个人信息。

• 服务提供商（受托方）：云托管、数据库、认证基础设施、分析、邮件发送及 AI 服务提供商。在 APPI 项下，此等情形构成处理的委托，不构成"向第三方提供"
• 销售主体（Link／Stripe）：与支付有关的信息。 Link 并非我们的受托方，而是独立的控制者。我们向 Link 提供信息，在 APPI 项下被定性为向第三方提供，而非委托。详情请参阅第19章
• 法律要求的情形：法律要求的情形，或应法院、监管机关或执法机关的要求
• 业务承继：因合并、收购或业务转让
• 您已同意的情形：已取得您事先同意的情形

我们所使用的受托方（次处理者）名单，连同各实体的名称、所在国家、处理目的、所处理的数据及保障措施，公布于我们网站上的次处理者名单中。当我们新增或变更次处理者时，我们将于该变更生效日的至少30日之前，在我们的网站上公布该变更。

我们已与受托方签订合同，要求其依据适用法律实施适当的安全管理措施。

9. 个人信息的出售与共享

我们不出售您的个人信息。我们亦不为跨情境行为广告的目的向第三方提供个人信息。

除为提供本服务所必要的目的外，我们不会在未经您同意的情况下处理敏感个人信息。若该方针将来发生变更，我们将更新本政策并提供所要求的拒绝机制。

10. 数据的跨境传输

由于本服务在全球范围内提供，个人信息可能被传输至日本境外。主要的传输目的地与保障措施如下。

• 日本：在 APPI 项下向位于外国的第三方提供个人数据时，我们会取得您的事先同意，或确认接收方已建立符合个人信息保护委员会规则所定标准的体制，或确认接收方位于被认定具有同等保护水平的国家
• EEA 及英国：我们实施标准合同条款（SCCs 2021/914）及英国国际数据传输附录（UK Addendum），并进行传输影响评估
• 其他法域：我们签订数据处理协议或其他具有法律约束力的文书，以确保适当的保护水平

11. 数据安全

依据 APPI 所要求的安全管理措施（组织性、人为性、物理性及技术性措施），我们实施包括下列内容在内的安全措施。

• 传输中数据（TLS 1.2 或以上）与静态数据（AES-256）的加密
• 访问控制、基于角色的访问管理与多因素认证
• 租户隔离
• 定期的漏洞扫描、安全评估与审计
• 对员工进行个人信息保护的教育与培训

互联网上的任何传输方式或任何电子存储方式均非完全安全，无法保证绝对的安全性。

12. 数据的保存期限

我们在实现收集目的所必要的期间内，或在法律所要求的期间内保存个人信息。主要的保存期限如下。

合同终止后，上述期限届满时，我们将删除用户数据或对其进行匿名化处理（法律要求保存的情形除外）。

13. 您的权利

您可就您的个人信息行使下列权利。各项权利是否可行使，取决于基于您居住地所适用的法律。

* 并非在美国所有州均可行使。　** 依据 APPI，披露可以电磁记录的方式进行。　*** 投诉通过州总检察长提出。

13.1　权利的行使方法

• 电子邮箱：ga@third-scope.com
• 网页表单：通过本服务内的"隐私设置"页面

我们将在确认您的身份后处理您的请求。回复所需期限为30日以内。

若您是企业客户的员工或其他相关人员，由于我们作为处理者处理个人数据，因此我们可能会引导您先与该企业（控制者）联系。若您以会议参加者的身份提出请求，请参阅第18章。

依据各国的个人信息保护法，我们可能就披露请求收取费用。费用金额将于请求时告知您。美国的用户亦可通过经授权的代理人提出请求。

13.2　监管机构

若您对我们的回应不满意，可向下列监管机构提出投诉。

• 日本：个人信息保护委员会（PPC）—— https://www.ppc.go.jp
• EEA：您所居住成员国的数据保护监管机构 —— https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en
• 英国：信息专员办公室（ICO）—— https://ico.org.uk
• 美国：您所居住州的总检察长办公室

14. 通用拒绝机制

我们识别并尊重基于浏览器的通用拒绝机制信号，包括全球隐私控制（Global Privacy Control，GPC）。当您从发送此类信号的浏览器或设备访问本服务时，我们将依据适用法律将其视为有效的拒绝请求。

15. Cookie 与跟踪技术

本服务使用 Cookie 及类似技术。详情请参阅我们的《Cookie 政策》（https://kanata-ai.com/ja/cookie-policy/）。对于 EEA 及英国的用户，我们会在放置非必要 Cookie 之前，通过 Cookie 同意横幅取得同意。

16. 关于生成式 AI 的特别规定

KANATA 使用生成式 AI 技术创建内容。适用下列规定。

• 用户输入的文本及上传的内容，可能为内容生成的目的被传输至第三方 AI 服务提供商。我们目前使用的 AI 服务提供商为 OpenAI, LLC、Anthropic PBC 及 Google LLC。
• 我们不会为训练 AI 模型的目的使用用户的输入数据或生成物。 我们亦已与上述 AI 服务提供商以合同方式确保，经由 API 传输的数据不会被用于模型训练。
• 传输至 AI 服务提供商的输入与输出数据，将由该等提供商在30日内删除。
• 我们将所传输的数据限制在处理所必要的范围内（数据最小化），并实施提示注入对策与输出过滤。
• 生成的内容可能包含与事实不符的陈述、遗漏或其他错误。 我们不对生成物的准确性、完整性或特定用途适用性作出保证（服务条款第12条第5款及第6款）。
• 依据欧盟《人工智能法》（AI Act）第50条，我们在本服务的画面上显示：用户正在与 AI 系统进行交互，且输出内容系由 AI 生成。

对于 EEA 及英国的用户，此项处理的法律依据为合同的履行或同意。在 APPI 项下，此项处理属于第6章所列使用目的的范围之内。

17. 关于 AI 录制的特别规定

AI 录制是一项将录制机器人接入 Zoom 或 Google Meet 等线上会议，并进行录制、转录及会议纪要生成的功能。您已持有的音视频录制文件亦可导入。由于该功能所涉及的个人数据范围较一般使用本服务时更为广泛，故在本章中另行规定。

17.1　我们收集的数据

• 会议的音频与视频
• 会议参加者的姓名或显示名称
• 会议标题、日期时间、参加者名单及会议 URL
• 发言的转录文本，以及发言人归属
• 生成的会议纪要与摘要
• 手动上传的音视频录制文件及其内容

17.2　我们的角色

当您为法人或其他组织时，我们作为处理者（APPI 项下受托处理个人信息的一方），依据作为控制者的您的指示，处理会议录制数据以及由此生成的转录文本与会议纪要。向会议参加者进行告知以及取得适用法律所要求的同意，系作为控制者的您的责任。详情规定于《AI 录制利用条件》及《数据处理协议（DPA）》中。

17.3　处理路径

17.4　保存与删除

录制数据、音频数据、转录文本及会议纪要，在账户存续期间及合同终止后30日内予以保存，其后予以删除。您可随时从本服务的画面删除任一会议的记录。

17.5　会议纪要的共享范围

生成的会议纪要将积累于相关项目的资料库中，可供该同一项目的成员查看，并可被 AI 聊天引用。 即使是未出席该会议的成员，只要其为该项目的成员，亦可能访问其内容。该共享范围由您（控制者）通过项目设置进行管理。

17.6　准确性

转录文本与会议纪要可能包含听错、专业术语的转换错误、发言人归属错误以及内容遗漏。我们不保证其准确性。

18. 与我们无直接合同关系的会议参加者等的个人数据

与我们无直接合同关系的人员，可能参加由使用 AI 录制的客户所主办或出席的会议。在此情形下，我们会处理会议的音频与视频、姓名或显示名称，以及发言的内容。

18.1　取得途径与法律依据

我们并非直接从数据主体处，而是通过我们的客户取得此类个人数据。我们作为处理者处理该等数据，而控制者为主办并录制该会议的我们的客户（企业客户）。录制的告知以及适用法律所要求的同意的取得，均在控制者的责任下进行。

18.2　正在进行录制的显示

录制机器人以在会议参加者名单中显示的名称加入，以便会议参加者能够识别正在进行录制。视会议平台的规格而定，其加入时可能会显示通知。

18.3　来自数据主体的请求

当作为会议参加者被录制的人员希望就其自身数据行使披露、删除或其他权利时，可采用下列任一方式。

• 联系主办该会议的组织（我们的客户）。由于我们是处理者，原则上我们将通过控制者作出回应。
• 直接联系我们的联系方式（第2章）。在此情形下，我们将迅速将该事项转交给作为控制者的我们的客户，并依据控制者的指示作出回应。

当我们收到请求时，我们将确认数据主体的身份，并在适用法律所规定的期限内作出回应。

18.4　对录制的反对

当会议进行中提出对录制的反对时，停止该会议的录制或删除已录制内容的决定，由主办该会议的我们的客户作出。我们提供停止与删除录制的手段，以便客户能够落实该决定。

19. 支付服务（Link）

19.1　销售主体

BUSINESS 方案及附加额度的支付，使用 Stripe 提供的 Managed Payments。在该安排下，Stripe（向您显示的名称为"Link"）为销售主体（merchant of record）。对价的收取、收据与发票的开具、退款，以及消费税等税款的征收与缴纳，原则上均由 Link 进行。

本服务本身由我们提供。

19.2　我们与 Link 的关系

Link 并非依据我们的指示处理个人数据的受托方（处理者）。 Link 以其自身名义销售、自行申报税款，并与您有直接关系（Link 账户）。因此，我们将 Link 视为独立的控制者。

您就支付向 Link 提供的信息，其处理受 Link 所制定的隐私政策管辖。就该等信息，我们不承担作为控制者的责任。

19.3　我们接收的信息

就支付事宜，我们从 Link 接收下列信息，并将其用于管理账单及监控您的合同状态。

• 姓名、电子邮箱地址
• 账单地址、税务登记号（VAT/GST 号码等）
• 交易记录及您的合同状态（有效、正在重试支付、已终止）

信用卡号不会提供给我们，亦绝不会存储于我们的服务器。

19.4　Link 账户

进行支付时，您可以创建 Link 账户，亦可以不创建账户而以访客身份购买。若您拥有 Link 账户，可在 link.com 查看订单历史、取消合同，以及变更支付方式与账单地址。

收据、发票、退款通知以及有关合同续订的通知，由 Link 直接发送给您。

19.5　向 Link 请求删除数据

当您向 Link 请求删除您的信息时，Link 将进行下列处理。

• 取消通过 Managed Payments 订立的合同（订阅）
• 删除与支付有关的数据（包括存储于我们 Stripe 账户内的数据）
• 通知我们

其结果是，您的本服务合同亦将终止，且您已购买的全部席位将不复存在。 无法在继续使用本服务的同时，仅删除与支付有关的信息。我们无法阻止该等请求。

19.6　跨境传输

与支付有关的信息，经由 Link 及 Stripe 的关联公司传输至日本境外。支付由 Stripe Payments Company 或 Stripe Technology Europe, Limited 收单。

20. 儿童隐私

本服务主要面向商业用途，并非针对儿童。

• 13岁以下：我们不会在知情的情况下收集13岁以下儿童的个人信息。若我们发现已收集此类信息，将依据适用法律迅速予以删除。
• 16岁以下：依据适用法律，我们不出售或共享16岁以下未成年人的个人信息。

21. 数据保护影响评估

对于可能对个人的权利与自由构成高风险的处理活动，我们会进行数据保护影响评估。该等活动包括基于生成式 AI 的内容处理功能，以及 AI 录制对会议的录制与转录。评估结果将应相关监管机构的要求予以提供。

22. 个人数据泄露的应对

发生个人数据泄露时，我们将迅速评估泄露的范围与影响，在适用法律所规定的期限内向监管机构报告，并毫不迟延地通知数据主体。主要的期限如下。

我们的内部应对流程，其设计以满足上述期限中最短者（72小时）为准。

23. 财务激励

我们不就个人信息的收集、保存、出售或共享提供任何财务激励计划。

24. 本政策的变更

我们可能不时更新本政策。更新后的政策将公布于我们的网站。发生重大变更时，我们将通过电子邮件或应用内通知告知您。当重大变更就用户而言需要新的法律依据时，我们将在该变更生效前取得同意。

25. 投诉与咨询

若您对本政策有任何疑问、投诉或顾虑，请通过我们的联系方式（第2章）与我们联系。若您对我们的回应不满意，可向相关监管机构提出投诉（第13.2节）。

26. 准据法

本政策受日本法律管辖。因本政策产生或与本政策相关的争议，应依据服务条款第29条予以解决。本准据法条款不限制您在居住地所适用的强制性数据保护法项下所享有的任何权利。

附录　数据保护代表（DataRep）联系地址一览

我们已依据 GDPR 第27条及 UK GDPR 第27条，指定 DataRep 为我们的数据保护代表。居住在欧洲经济区、英国或瑞士的客户，可通过下列其居住国的地址以书面方式与我们联系。

以邮寄方式发送时，邮件的收件人必须写明"DataRep"。 寄至下列地址而收件人写为我们（Third Scope Asia PTE. LTD.）的邮件，DataRep 可能不予接收。请在信件正文中明确说明该通信涉及我们公司及"KANATA"。