Informativa sulla privacy di KANATA

v1.1 | Data di entrata in vigore: 27 agosto 2026 | Third Scope Asia PTE. LTD.

La presente versione italiana è una traduzione dell'originale giapponese. In caso di discrepanza tra le due versioni, prevale la versione giapponese.

1. Introduzione

Third Scope Asia PTE. LTD. («noi», «nostro» o «la Società») si impegna a proteggere le Sue informazioni personali. La presente Informativa sulla privacy (la «Informativa») illustra le modalità con cui le informazioni personali vengono raccolte, utilizzate, comunicate a terzi, protette e conservate in relazione all'utilizzo di «KANATA», il servizio da noi fornito (il «Servizio»). Le questioni legali e in materia di privacy relative alla presente Informativa sono trattate dalla nostra società capogruppo, Third Scope Co., Ltd. (società di diritto giapponese).

La presente Informativa è stata redatta assumendo come legge di riferimento principale la legge giapponese sulla protezione delle informazioni personali (個人情報保護法) (l'«APPI»). Il Servizio è accessibile agli utenti di tutto il mondo e la presente Informativa tiene altresì conto, e rispetta, le normative in materia di protezione delle informazioni personali e dei dati delle giurisdizioni in cui gli utenti risiedono, tra cui lo Spazio economico europeo, il Regno Unito e gli Stati Uniti.

La presente Informativa costituisce parte integrante delle Condizioni di servizio di KANATA (le «Condizioni di servizio»). I termini non definiti nella presente Informativa hanno il significato loro attribuito nelle Condizioni di servizio.

Il Servizio comprende la funzionalità «AI Recording», che ammette un bot di registrazione alle riunioni online ed esegue la registrazione, la trascrizione e la generazione di verbali. Tale funzionalità può comportare il trattamento di dati personali di partecipanti alle riunioni che non sono utenti del Servizio. Qualora ciò La riguardi, La invitiamo a consultare i Capitoli 17 e 18.

2. Responsabile della gestione della protezione delle informazioni personali e punto di contatto

Abbiamo nominato un Responsabile della gestione della protezione delle informazioni personali ai sensi dell'APPI. Richieste di informazioni, reclami o istanze di qualsiasi natura relativi al trattamento delle informazioni personali possono essere indirizzati ai recapiti seguenti.

VoceDettagli
Responsabile della gestione della protezione delle informazioni personaliToshiki Aburatani
E-mailga@third-scope.com
Indirizzo postaleThird Scope Co., Ltd., Aoyama SI Building 3F, 1-1-11 Shibuya, Shibuya-ku, Tokyo 150-0002, Japan
Soggetto venditore e contraente (sede principale)Third Scope Asia PTE. LTD. One&Co, 20 Anson Road, #11-01 Twenty Anson, Singapore 079912

3. Stabilimenti e rappresentanti nelle singole giurisdizioni

CategoriaContatto
Rappresentante nello Spazio economico europeo (articolo 27 del GDPR)DataRep. Per l'indirizzo relativo al Suo Paese di residenza, La invitiamo a consultare l'Allegato in calce alla presente Informativa.
Rappresentante nel Regno Unito (articolo 27 del UK GDPR)DataRep, 107-111 Fleet Street, London, EC4A 2AB, United Kingdom
Rappresentante in SvizzeraDataRep, Leutschenbachstrasse 95, ZURICH, 8050, Switzerland
Punto di contatto per i clienti dello Spazio economico europeo e del Regno Unitoinfo.eu@third-scope.com
Società del gruppo nel Regno UnitoThirdScope Europe Co., Ltd. https://eu.third-scope.com/contact/
GiapponeThird Scope Co., Ltd. (stesso indirizzo postale indicato al Capitolo 2)
Responsabile della protezione dei dati (DPO) (articolo 37 del GDPR)Toshiki Aburatani (油谷 敏樹) ga@third-scope.com La stessa persona che ricopre il ruolo di Responsabile della gestione della protezione delle informazioni personali di cui al Capitolo 2

Nelle comunicazioni postali indirizzate a DataRep, la corrispondenza deve essere intestata a «DataRep». La corrispondenza intestata a noi potrebbe non essere accettata da DataRep.

4. Informazioni personali che raccogliamo

Nel fornire il Servizio possiamo raccogliere le seguenti categorie di informazioni personali. A beneficio degli utenti residenti negli Stati Uniti, sono indicate anche le corrispondenti categorie previste dalla normativa statale statunitense.

CategoriaEsempiCategoria ai sensi della normativa statale USAFinalità di utilizzo
Informazioni dell'accountNome, indirizzo e-mail, ragione sociale, qualifica professionale, numero di telefono, password (sottoposta ad hashing)Identificativi, informazioni professionaliFornitura del Servizio, autenticazione, assistenza
Informazioni di utilizzoCronologia degli accessi, utilizzo delle funzionalità, cronologia di creazione dei contenutiInformazioni sull'attività su InternetFornitura e miglioramento del Servizio
Informazioni tecnicheIndirizzo IP, tipo di browser, sistema operativo, identificativo del dispositivo, fuso orario, impostazioni della linguaIdentificativi, attività su Internet, geolocalizzazione (approssimativa)Fornitura del Servizio, sicurezza
Informazioni di pagamentoInformazioni di fatturazione, indirizzo di fatturazione, numero di identificazione fiscale (numero di partita IVA/GST, ecc.), cronologia delle transazioni, stato del Suo contratto. I numeri di carta di credito non ci vengono comunicati e non sono conservati sui nostri server. I pagamenti sono gestiti da Link, il Venditore (Capitolo 19)Informazioni commercialiGestione della fatturazione, monitoraggio dello stato del Suo contratto
Dati dei contenutiTesti, video, immagini, documenti e simili caricati dagli utentiInformazioni sull'attività su InternetFornitura del Servizio (generazione di contenuti mediante IA)
Dati di registrazione audio e video delle riunioniAudio e video delle riunioni online, nomi e nomi visualizzati dei partecipanti, titoli, date, orari e URL delle riunioni, file di registrazione audio e video caricati manualmenteInformazioni audio, informazioni visive, identificativiFornitura di AI Recording (Capitolo 17)
Trascrizioni e verbaliTrascrizioni degli interventi nelle riunioni, attribuzione degli interventi ai relatori, verbali e sintesi generatiInformazioni audio, informazioni sull'attività su Internet, deduzioniFornitura di AI Recording, accumulo nella Libreria, consultazione dalla chat IA
ComunicazioniContenuto delle richieste di assistenza, risposte ai sondaggiIdentificativiAssistenza clienti, miglioramento
Dati dei cookieCookie di sessione, cookie analitici, tecnologie analogheInformazioni sull'attività su InternetFornitura del Servizio, analisi
DeduzioniProfili di preferenze ricavati dalle modalità di utilizzoDeduzioniMiglioramento del Servizio

5. Basi giuridiche del trattamento

5.1 Tutti gli utenti

Ai sensi dell'APPI, specifichiamo le finalità di utilizzo delle informazioni personali (articolo 17) e non trattiamo le informazioni personali oltre l'ambito necessario al conseguimento di tali finalità. Il consenso è raccolto al momento della registrazione al Servizio. Per le richieste di cessazione dell'utilizzo o di cessazione della comunicazione, La invitiamo a consultare il Capitolo 13.

5.2 Spazio economico europeo e Regno Unito

Per gli utenti residenti nel SEE e nel Regno Unito, trattiamo i dati personali sulla base delle seguenti basi giuridiche.

Finalità del trattamentoBase giuridica
Fornitura del Servizio e gestione dell'accountEsecuzione di un contratto
Fatturazione e gestione dei pagamentiEsecuzione di un contratto
Sicurezza e prevenzione delle frodiLegittimo interesse
Miglioramento e analisi del ServizioLegittimo interesse
Adempimento di obblighi di legge e regolamentariObbligo legale
Comunicazioni di marketingConsenso
Generazione di contenuti mediante IAEsecuzione di un contratto / Consenso
Registrazione e trascrizione delle riunioni mediante AI Recording (in relazione all'Utente)Esecuzione di un contratto
Trattamento dei dati personali dei partecipanti alle riunioni (diversi dall'Utente) nell'ambito di AI RecordingTrattiamo tali dati in qualità di responsabile del trattamento, su istruzione dell'Utente (il cliente aziendale), che è il titolare del trattamento. L'individuazione di una base giuridica in qualità di titolare del trattamento è responsabilità dell'Utente (Capitoli 17 e 18).

Per i trattamenti fondati sul legittimo interesse, effettuiamo un test di bilanciamento al fine di verificare che i Suoi diritti e le Sue libertà non prevalgano.

5.3 Stati Uniti

Ai sensi delle normative statali statunitensi in materia di privacy, agiamo in qualità di «business» o «controller» quando trattiamo le Sue informazioni personali in relazione al Servizio. Quando trattiamo informazioni personali per conto di utenti aziendali, agiamo in qualità di «service provider» o «processor».

6. Finalità di utilizzo delle informazioni personali

Utilizziamo le informazioni personali per le finalità seguenti.

  • Fornitura, gestione e manutenzione del Servizio (compresi la creazione dell'account, la verifica dell'identità e l'assistenza clienti)
  • Fatturazione e gestione dei pagamenti (compresa la determinazione degli importi fiscali applicabili)
  • Miglioramento del Servizio, sviluppo di nuove funzionalità e incremento della qualità (compresa l'analisi delle modalità di utilizzo)
  • Garanzia della sicurezza e prevenzione e rilevamento degli utilizzi impropri
  • Adempimento delle leggi, dei regolamenti e delle prescrizioni regolamentari applicabili
  • Invio di comunicazioni e aggiornamenti relativi al Servizio
  • Registrazione delle riunioni online, generazione di trascrizioni e verbali e accumulo dei verbali generati nella Libreria, rendendoli consultabili da altre App

Non utilizziamo le informazioni personali oltre l'ambito necessario al conseguimento delle finalità sopra indicate (principio di minimizzazione dei dati).

7. Consenso e revoca del consenso

Raccogliamo il Suo consenso mediante l'accettazione della presente Informativa al momento della registrazione al Servizio. Per le questioni che richiedono un consenso separato ai sensi dell'APPI (quali la comunicazione a terzi e il trattamento di informazioni personali che richiedono particolare cautela), il consenso viene raccolto individualmente.

Lei può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento tramite il punto di contatto (Capitolo 2) oppure dalla pagina «Impostazioni privacy» all'interno del Servizio. La informiamo che la revoca del consenso può rendere impossibile la fornitura, in tutto o in parte, del Servizio.

8. Comunicazione a terzi e affidamento

Possiamo comunicare informazioni personali a terzi esclusivamente nei casi seguenti.

  • Fornitori di servizi (soggetti affidatari): fornitori di hosting cloud, banche dati, infrastrutture di autenticazione, servizi di analisi, invio di e-mail e servizi di IA. Ai sensi dell'APPI, tali rapporti costituiscono affidamento del trattamento e non configurano una «comunicazione a terzi»
  • Il Venditore (Link / Stripe): le informazioni relative ai pagamenti. Link non è un nostro soggetto affidatario, bensì un titolare del trattamento autonomo. La comunicazione di informazioni da parte nostra a Link è qualificata, ai sensi dell'APPI, come comunicazione a terzi e non come affidamento. Per maggiori dettagli, La invitiamo a consultare il Capitolo 19
  • Ove richiesto dalla legge: ove richiesto dalla legge, oppure in risposta a una richiesta di un'autorità giudiziaria, di un'autorità di regolamentazione o di un'autorità inquirente
  • Successione d'azienda: in relazione a fusioni, acquisizioni o cessioni di ramo d'azienda
  • Ove Lei abbia prestato il consenso: ove sia stato ottenuto il Suo consenso preventivo

L'elenco dei soggetti affidatari (sub-responsabili) di cui ci avvaliamo è pubblicato nell'elenco dei sub-responsabili disponibile sul nostro sito web, unitamente alla denominazione di ciascun soggetto, al Paese in cui è stabilito, alla finalità del trattamento, ai dati trattati e alle garanzie adottate. In caso di aggiunta o modifica di un sub-responsabile, pubblicheremo la modifica sul nostro sito web almeno 30 giorni prima della data di efficacia della stessa.

Abbiamo stipulato con i nostri soggetti affidatari contratti che impongono loro l'adozione di adeguate misure di controllo della sicurezza in conformità alle leggi applicabili.

9. Vendita e condivisione delle informazioni personali

Non vendiamo le Sue informazioni personali. Non comunichiamo altresì informazioni personali a terzi per finalità di pubblicità comportamentale cross-contestuale.

Non trattiamo informazioni personali sensibili senza il Suo consenso oltre le finalità necessarie alla fornitura del Servizio. Qualora tale politica dovesse mutare in futuro, aggiorneremo la presente Informativa e metteremo a disposizione i meccanismi di opt-out prescritti.

10. Trasferimenti transfrontalieri dei dati

Poiché il Servizio è fornito a livello globale, le informazioni personali possono essere trasferite al di fuori del Giappone. Le principali destinazioni dei trasferimenti e le relative garanzie sono le seguenti.

Natura del trattamentoPaese di stabilimentoPrincipali soggettiGaranzie
Archiviazione e distribuzione dei contenutiStati Uniti (viene utilizzata la regione Giappone)Amazon Web Services, Inc.Clausole contrattuali tipo, SOC 2 Type II, ISO 27001, cifratura AES-256 dei dati inattivi
Banca datiSingaporeSupabase, Inc.Clausole contrattuali tipo, cifratura, controlli degli accessi
Autenticazione degli utentiStati UnitiClerk, Inc.Clausole contrattuali tipo, cifratura AES-256
Pagamenti e vendita (il Venditore)Stati Uniti / IrlandaStripe (Link) Acquirer dei pagamenti: Stripe Payments Company o Stripe Technology Europe, LimitedPCI DSS Level 1, clausole contrattuali tipo, tokenizzazione (i numeri di carta non sono conservati sui nostri server). Link è un titolare del trattamento autonomo e tratta le informazioni conformemente alla propria informativa sulla privacy (Capitolo 19)
Trattamento mediante IA generativaStati UnitiOpenAI, LLC / Anthropic PBC / Google LLCClausole contrattuali tipo (2021/914), accordi sul trattamento dei dati con ciascun fornitore, dati di input e di output cancellati entro 30 giorni, non utilizzati per l'addestramento dei modelli
Registrazione e trascrizione delle riunioniStati UnitiHyperdoc Inc. (Recall.ai)Clausole contrattuali tipo dell'UE e addendum del Regno Unito, accordo sul trattamento dei dati, SOC 2, ISO 27001, gestione con periodo di conservazione definito
Trascrizione audioStati UnitiOpenAI, LLC (Whisper API e simili)Clausole contrattuali tipo, accordo sul trattamento dei dati, dati audio cancellati dopo il trattamento
Log di sicurezzaSingaporeAmazon Web Services, Inc.Conservazione all'interno della regione, cifratura dei log, accesso limitato
  • Giappone: qualora dati personali siano comunicati a un terzo stabilito in un Paese estero ai sensi dell'APPI, otteniamo il Suo consenso preventivo, oppure verifichiamo che il destinatario abbia istituito un sistema conforme agli standard prescritti dalle regole della Personal Information Protection Commission, ovvero che il destinatario sia stabilito in un Paese riconosciuto come dotato di un livello di protezione equivalente
  • SEE e Regno Unito: attuiamo le clausole contrattuali tipo (SCC 2021/914) e l'International Data Transfer Addendum del Regno Unito (UK Addendum) ed effettuiamo valutazioni d'impatto sui trasferimenti
  • Altre giurisdizioni: stipuliamo accordi sul trattamento dei dati o altri strumenti giuridicamente vincolanti volti a garantire un adeguato livello di protezione

11. Sicurezza dei dati

In conformità alle misure di controllo della sicurezza prescritte dall'APPI (misure organizzative, relative al personale, fisiche e tecniche), attuiamo misure di sicurezza tra cui le seguenti.

  • Cifratura dei dati in transito (TLS 1.2 o versione superiore) e dei dati inattivi (AES-256)
  • Controlli degli accessi, gestione degli accessi basata sui ruoli e autenticazione a più fattori
  • Isolamento dei tenant
  • Scansioni periodiche delle vulnerabilità, valutazioni di sicurezza e audit
  • Formazione e addestramento del personale in materia di protezione delle informazioni personali

Nessun metodo di trasmissione via Internet né alcun metodo di archiviazione elettronica è completamente sicuro e non è possibile garantire una sicurezza assoluta.

12. Periodi di conservazione dei dati

Conserviamo le informazioni personali per il periodo necessario al conseguimento delle finalità della raccolta, ovvero per il periodo prescritto dalla legge. I principali periodi di conservazione sono i seguenti.

DatiPeriodo di conservazioneFondamento
Informazioni dell'account, dati dei contenuti, informazioni di utilizzoPer la durata dell'account e per 30 giorni dopo la cessazione del contrattoArticolo 9 delle Condizioni di servizio
Dati di registrazione, dati audio, trascrizioni, verbaliPer la durata dell'account e per 30 giorni dopo la cessazione del contrattoArticolo 9 delle Condizioni di servizio
Registrazioni delle transazioni, fatturePeriodo di conservazione previsto dalla legge (Giappone: 7 anni / Singapore: 5 anni)Normativa fiscale e contabile
Log di sicurezza, log di autenticazione1 annoLegittimo interesse (rilevamento delle frodi)
Richieste di assistenza3 anni dalla risoluzioneLegittimo interesse
Dati analitici del sito web14 mesiImpostazione del periodo di conservazione di Google Analytics
Impostazioni delle comunicazioni di marketingFino alla revoca del consensoConsenso

Dopo la cessazione del contratto, provvederemo a cancellare o ad anonimizzare i dati dell'utente alla scadenza dei periodi sopra indicati (salvo i casi in cui la conservazione sia prescritta dalla legge).

13. I Suoi diritti

Lei può esercitare i seguenti diritti in relazione alle Sue informazioni personali. La disponibilità di ciascun diritto dipende dalla legge applicabile in base al Suo luogo di residenza.

DirittoDescrizioneTutti gli utentiSEE / Regno UnitoStati Uniti
Comunicazione / accessoRichiesta di comunicazione delle informazioni personali in nostro possesso
RettificaRichiesta di rettifica di informazioni personali inesatte✓ *
Cessazione dell'utilizzo / cancellazioneRichiesta di cessazione dell'utilizzo o di cancellazione delle informazioni personali
Cessazione della comunicazione a terziRichiesta di cessazione della comunicazione di dati personali a terzi
Notifica della finalità di utilizzoRichiesta di notifica della finalità di utilizzo delle informazioni personali
Portabilità dei datiRicezione dei dati in un formato portabile e leggibile da dispositivo automatico✓ **
Limitazione del trattamentoRichiesta di limitazione del trattamento a determinate condizioni
Opposizione al trattamentoOpposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse
Opt-out dalla vendita / condivisioneOpt-out dalla vendita o dalla condivisione delle informazioni personali (attualmente non vendiamo né condividiamo)
Opt-out dalla pubblicità mirataOpt-out dalla pubblicità mirata (non svolgiamo attività di pubblicità mirata)
Opt-out dalla profilazioneOpt-out da processi decisionali automatizzati che producono effetti giuridici o analogamente significativi
Non discriminazioneIl diritto a non subire discriminazioni per l'esercizio dei propri diritti
Reclamo a un'autorità di controlloProposizione di un reclamo a un'autorità di protezione dei dati✓ ***

* Non disponibile in tutti gli Stati degli Stati Uniti. ** Ai sensi dell'APPI, la comunicazione può avvenire mediante registrazione elettromagnetica. *** I reclami sono proposti tramite il procuratore generale dello Stato.

13.1 Modalità di esercizio dei Suoi diritti

  • E-mail: ga@third-scope.com
  • Modulo web: dalla pagina «Impostazioni privacy» all'interno del Servizio

Daremo seguito alla Sua richiesta previa verifica della Sua identità. Il termine necessario per la risposta è di 30 giorni.

Qualora Lei sia un dipendente o altro soggetto collegato a un cliente aziendale, trattiamo i dati personali in qualità di responsabile del trattamento e potremo pertanto invitarLa a rivolgersi in primo luogo a tale società (il titolare del trattamento). Qualora Lei presenti una richiesta in qualità di partecipante a una riunione, La invitiamo a consultare il Capitolo 18.

Ai sensi delle normative in materia di protezione delle informazioni personali dei singoli Paesi, possiamo applicare un corrispettivo per le richieste di comunicazione. L'importo dell'eventuale corrispettivo Le sarà comunicato al momento della richiesta. Gli utenti negli Stati Uniti possono altresì presentare richieste tramite un mandatario autorizzato.

13.2 Autorità di controllo

Qualora non fosse soddisfatto della nostra risposta, Lei può proporre reclamo alle seguenti autorità di controllo.

14. Meccanismi universali di opt-out

Riconosciamo e rispettiamo i segnali dei meccanismi universali di opt-out basati sul browser, compreso il Global Privacy Control (GPC). Qualora Lei acceda al Servizio da un browser o da un dispositivo che trasmette tale segnale, lo trattiamo come una valida richiesta di opt-out conformemente alla legge applicabile.

15. Cookie e tecnologie di tracciamento

Il Servizio utilizza cookie e tecnologie analoghe. Per maggiori dettagli, La invitiamo a consultare la nostra Cookie Policy (https://kanata-ai.com/ja/cookie-policy/). Per gli utenti nel SEE e nel Regno Unito, raccogliamo il consenso mediante un banner di consenso ai cookie prima di installare cookie non essenziali.

16. Disposizioni particolari relative all'IA generativa

KANATA utilizza tecnologie di IA generativa per creare contenuti. Si applicano le disposizioni seguenti.

  • I testi inseriti e i contenuti caricati dagli utenti possono essere trasmessi a fornitori terzi di servizi di IA ai fini della generazione dei contenuti. I fornitori di servizi di IA attualmente utilizzati sono OpenAI, LLC, Anthropic PBC e Google LLC.
  • Non utilizziamo i Dati di input né gli Output degli utenti ai fini dell'addestramento di modelli di IA. Abbiamo inoltre garantito contrattualmente con i fornitori di servizi di IA sopra elencati che i dati trasmessi tramite API non saranno utilizzati per l'addestramento dei modelli.
  • I dati di input e di output trasmessi ai fornitori di servizi di IA sono cancellati da tali fornitori entro 30 giorni.
  • Limitiamo i dati trasmessi all'ambito necessario al trattamento (minimizzazione dei dati) e attuiamo contromisure contro la prompt injection nonché filtri sugli output.
  • I contenuti generati possono contenere affermazioni non conformi alla realtà, omissioni o altri errori. Non garantiamo l'accuratezza, la completezza o l'idoneità a uno scopo particolare degli Output (articolo 12, commi 5 e 6, delle Condizioni di servizio).
  • Ai sensi dell'articolo 50 del Regolamento dell'Unione europea sull'intelligenza artificiale (l'AI Act), indichiamo nelle schermate del Servizio che l'utente sta interagendo con un sistema di IA e che l'output è stato generato dall'IA.

Per gli utenti nel SEE e nel Regno Unito, la base giuridica di tale trattamento è l'esecuzione di un contratto o il consenso. Ai sensi dell'APPI, tale trattamento rientra nelle finalità di utilizzo indicate al Capitolo 6.

17. Disposizioni particolari relative ad AI Recording

AI Recording è una funzionalità che ammette un bot di registrazione a riunioni online quali Zoom o Google Meet ed esegue la registrazione, la trascrizione e la generazione di verbali. È altresì possibile importare file di registrazione audio e video già in Suo possesso. Poiché tale funzionalità comporta il trattamento di una gamma di dati personali più ampia rispetto all'utilizzo ordinario del Servizio, il presente Capitolo detta disposizioni specifiche.

17.1 Dati che raccogliamo

  • Audio e video delle riunioni
  • Nomi o nomi visualizzati dei partecipanti alle riunioni
  • Titoli, date, orari, elenchi dei partecipanti e URL delle riunioni
  • Trascrizioni degli interventi e attribuzione degli stessi ai relatori
  • Verbali e sintesi generati
  • File di registrazione audio e video caricati manualmente e relativi contenuti

17.2 Il nostro ruolo

Qualora Lei sia una società o altro ente, trattiamo i dati di registrazione delle riunioni nonché le trascrizioni e i verbali da essi generati in qualità di responsabile del trattamento (soggetto cui è affidato il trattamento ai sensi dell'APPI), su Sue istruzioni in qualità di titolare del trattamento. L'informativa ai partecipanti alle riunioni e la raccolta dell'eventuale consenso prescritto dalla legge applicabile ricadono sotto la Sua responsabilità in qualità di titolare del trattamento. I dettagli sono indicati nelle Condizioni di utilizzo di AI Recording e nell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA).

17.3 Circuiti di trattamento

TrattamentoPaese di stabilimentoSoggettoModalità di trattamento
Archiviazione dei dati di registrazione e dei dati audioGiappone (regione di Tokyo)Amazon Web Services, Inc.Cifratura AES-256 dei dati inattivi, isolamento dei tenant
Trascrizione audioStati UnitiOpenAI, LLCTrasferiti temporaneamente ai fini della trascrizione e cancellati dopo il trattamento
Generazione di verbali e sintesiStati UnitiOpenAI, LLC / Anthropic PBC / Google LLCI dati di input e di output sono cancellati da ciascun fornitore entro 30 giorni. Non utilizzati per l'addestramento dei modelli
Ingresso del bot di registrazione nelle riunioni, registrazione e generazione di trascrizioni con identificazione dei relatoriStati UnitiHyperdoc Inc. (Recall.ai)Nostro sub-responsabile. È stato concluso un accordo sul trattamento dei dati. Clausole contrattuali tipo dell'UE e addendum del Regno Unito. Gestione con periodo di conservazione definito, affinché i dati di registrazione non siano conservati a tempo indeterminato

17.4 Conservazione e cancellazione

I dati di registrazione, i dati audio, le trascrizioni e i verbali sono conservati per la durata dell'account e per 30 giorni dopo la cessazione del contratto, e sono successivamente cancellati. Lei può cancellare in qualsiasi momento la registrazione di una singola riunione dalle schermate del Servizio.

17.5 Ambito di condivisione dei verbali

I verbali generati sono accumulati nella Libreria del Progetto interessato, possono essere consultati dai Membri del medesimo Progetto e sono suscettibili di consultazione dalla chat IA. Anche i Membri che non hanno partecipato alla riunione possono essere in grado di accedere ai relativi contenuti, purché siano Membri di tale Progetto. Tale ambito di condivisione è gestito da Lei (il titolare del trattamento) mediante le impostazioni del Progetto.

17.6 Accuratezza

Le trascrizioni e i verbali possono contenere errori di ascolto, conversioni errate di termini tecnici, attribuzioni errate degli interventi ai relatori e omissioni di contenuti. Non ne garantiamo l'accuratezza.

18. Dati personali dei partecipanti alle riunioni e di altri soggetti privi di un rapporto contrattuale diretto con noi

Alle riunioni organizzate o partecipate da clienti che utilizzano AI Recording possono prendere parte soggetti privi di un rapporto contrattuale diretto con noi. In tali casi, trattiamo l'audio e il video della riunione, i nomi o i nomi visualizzati e il contenuto degli interventi.

18.1 Modalità di acquisizione e base giuridica

Acquisiamo tali dati personali non direttamente dall'interessato, bensì tramite il nostro cliente. Li trattiamo in qualità di responsabile del trattamento e il titolare del trattamento è il nostro cliente (il cliente aziendale) che ha organizzato e registrato la riunione. L'informativa relativa alla registrazione e la raccolta dell'eventuale consenso prescritto dalla legge applicabile sono effettuate sotto la responsabilità del titolare del trattamento.

18.2 Indicazione dello svolgimento della registrazione

Il bot di registrazione si unisce alla riunione con un nome visualizzato nell'elenco dei partecipanti, affinché questi ultimi possano riconoscere che è in corso una registrazione. A seconda delle specifiche della piattaforma di riunione, al momento dell'ingresso può essere visualizzata una notifica.

18.3 Richieste degli interessati

Qualora un soggetto che sia stato registrato in qualità di partecipante a una riunione intenda esercitare i diritti di accesso, di cancellazione o altri diritti in relazione ai propri dati, può avvalersi di una delle modalità seguenti.

  • Rivolgersi all'organizzazione che ha ospitato la riunione (il nostro cliente). Poiché agiamo in qualità di responsabile del trattamento, daremo riscontro, in linea di principio, per il tramite del titolare del trattamento.
  • Rivolgersi direttamente al nostro punto di contatto (Capitolo 2). In tal caso, trasmetteremo tempestivamente la questione al nostro cliente, che è il titolare del trattamento, e daremo riscontro conformemente alle istruzioni di quest'ultimo.

Ove riceviamo una richiesta, verificheremo l'identità dell'interessato e daremo riscontro entro il termine prescritto dalla legge applicabile.

18.4 Opposizione alla registrazione

Qualora nel corso di una riunione venga sollevata un'opposizione alla registrazione, la decisione di interrompere la registrazione di tale riunione o di cancellare i contenuti già registrati spetta al nostro cliente che ospita la riunione. Noi mettiamo a disposizione gli strumenti per interrompere e cancellare le registrazioni, affinché il cliente possa dare attuazione a tale decisione.

19. Servizi di pagamento (Link)

19.1 Il Venditore

I pagamenti relativi al piano BUSINESS e ai Crediti aggiuntivi utilizzano Managed Payments, fornito da Stripe. In tale contesto, Stripe (che Le viene mostrato con la denominazione «Link») è il Venditore (merchant of record). L'incasso del corrispettivo, l'emissione di ricevute e fatture, i rimborsi nonché la riscossione e il versamento dell'imposta sui consumi e di imposte analoghe sono, in linea di principio, effettuati da Link.

Il Servizio in quanto tale è fornito da noi.

19.2 Il rapporto tra noi e Link

Link non è un soggetto affidatario (responsabile del trattamento) che tratta dati personali su nostra istruzione. Link vende in nome proprio, adempie autonomamente ai propri obblighi fiscali e intrattiene un rapporto diretto con Lei (un account Link). Trattiamo pertanto Link quale titolare del trattamento autonomo.

Il trattamento delle informazioni che Lei fornisce a Link in relazione al pagamento è disciplinato dall'informativa sulla privacy adottata da Link. Non assumiamo alcuna responsabilità in qualità di titolare del trattamento in relazione a tali informazioni.

19.3 Informazioni che riceviamo

In relazione ai pagamenti, riceviamo da Link le informazioni seguenti e le utilizziamo per gestire la fatturazione e per monitorare lo stato del Suo contratto.

  • Nome, indirizzo e-mail
  • Indirizzo di fatturazione, numero di identificazione fiscale (numero di partita IVA/GST, ecc.)
  • Cronologia delle transazioni e stato del Suo contratto (attivo, pagamento in corso di riaddebito, cessato)

I numeri di carta di credito non ci vengono comunicati e non sono mai conservati sui nostri server.

19.4 Account Link

Al momento del pagamento, Lei può creare un account Link oppure effettuare l'acquisto come ospite, senza crearne uno. Se dispone di un account Link, può consultare la cronologia dei propri ordini, disdire il contratto e modificare il metodo di pagamento e l'indirizzo di fatturazione su link.com.

Le ricevute, le fatture, gli avvisi di rimborso e le comunicazioni relative al rinnovo del contratto Le sono inviati direttamente da Link.

19.5 Richieste di cancellazione dei dati rivolte a Link

Qualora Lei chieda a Link di cancellare le proprie informazioni, Link procederà come segue.

  • Disdire il contratto (abbonamento) sottoscritto tramite Managed Payments
  • Cancellare i dati relativi ai pagamenti (compresi i dati conservati all'interno del nostro account Stripe)
  • Darne comunicazione a noi

Di conseguenza, anche il Suo contratto relativo al Servizio cesserà e tutte le Postazioni (Seat) da Lei acquistate cesseranno di esistere. Non è possibile cancellare esclusivamente le informazioni relative ai pagamenti continuando a utilizzare il Servizio. Non siamo in grado di sospendere una richiesta di tal genere.

19.6 Trasferimenti transfrontalieri

Le informazioni relative ai pagamenti sono trasferite al di fuori del Giappone tramite Link e le società affiliate di Stripe. I pagamenti sono acquisiti da Stripe Payments Company o da Stripe Technology Europe, Limited.

20. Privacy dei minori

Il Servizio è destinato principalmente a un utilizzo professionale e non è rivolto ai minori.

  • Minori di 13 anni: non raccogliamo consapevolmente informazioni personali di minori di 13 anni. Qualora venissimo a conoscenza della raccolta di tali informazioni, provvederemo a cancellarle tempestivamente conformemente alla legge applicabile.
  • Minori di 16 anni: non vendiamo né condividiamo le informazioni personali di minori di 16 anni, conformemente alla legge applicabile.

21. Valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati

Effettuiamo valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati per le attività di trattamento che possono presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Tra queste rientrano le funzionalità di trattamento dei contenuti basate sull'IA generativa nonché la registrazione e la trascrizione delle riunioni mediante AI Recording. I risultati delle valutazioni saranno forniti su richiesta dell'autorità di controllo competente.

22. Risposta alle violazioni dei dati personali

In caso di violazione dei dati personali, provvederemo tempestivamente a valutare la portata e l'impatto della violazione, a notificarla all'autorità di controllo entro i termini prescritti dalla legge applicabile e a comunicarla senza ritardo agli interessati. I principali termini sono i seguenti.

GiurisdizioneNotifica all'autorità di controlloComunicazione agli interessati
Giappone (APPI)Notifica preliminare: tempestivamente dopo aver avuto conoscenza dell'incidente (di norma entro un termine da 3 a 5 giorni) Notifica definitiva: entro 30 giorni in linea di principio; entro 60 giorni qualora l'incidente derivi da accessi non autorizzati o similiTempestivamente, in funzione delle circostanze dell'incidente
SEE / Regno Unito (GDPR / UK GDPR)Entro 72 ore dall'aver avuto conoscenza della violazioneSenza ingiustificato ritardo, ove sussista un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche
Stati Uniti (normativa statale)Conformemente ai termini prescritti dalle singole normative stataliConformemente ai termini prescritti dalle singole normative statali

Le nostre procedure interne di risposta sono concepite per rispettare il più breve dei termini sopra indicati (72 ore).

23. Incentivi economici

Non offriamo alcun programma di incentivi economici in relazione alla raccolta, alla conservazione, alla vendita o alla condivisione di informazioni personali.

24. Modifiche alla presente Informativa

Possiamo aggiornare di volta in volta la presente Informativa. L'Informativa aggiornata sarà pubblicata sul nostro sito web. In caso di modifiche sostanziali, gliene daremo comunicazione tramite e-mail o notifica in-app. Qualora una modifica sostanziale richieda una nuova base giuridica nei confronti degli utenti, raccoglieremo il consenso prima che la modifica acquisti efficacia.

25. Reclami e richieste di informazioni

Per qualsiasi domanda, reclamo o preoccupazione in merito alla presente Informativa, La invitiamo a rivolgersi al nostro punto di contatto (Capitolo 2). Qualora non fosse soddisfatto della nostra risposta, Lei può proporre reclamo all'autorità di controllo competente (Sezione 13.2).

26. Legge applicabile

La presente Informativa è disciplinata dalla legge giapponese. Le controversie derivanti dalla presente Informativa o ad essa connesse sono risolte conformemente all'articolo 29 delle Condizioni di servizio. La presente disposizione sulla legge applicabile non limita i diritti a Lei spettanti ai sensi delle norme imperative in materia di protezione dei dati applicabili nel Suo luogo di residenza.

Allegato Elenco degli indirizzi di contatto del rappresentante per la protezione dei dati (DataRep)

Abbiamo nominato DataRep quale nostro rappresentante per la protezione dei dati ai sensi dell'articolo 27 del GDPR e dell'articolo 27 del UK GDPR. I clienti residenti nello Spazio economico europeo, nel Regno Unito o in Svizzera possono contattarci per iscritto all'indirizzo sotto indicato relativo al proprio Paese di residenza.

Nelle spedizioni postali, la corrispondenza deve essere intestata a «DataRep». La corrispondenza inviata agli indirizzi sotto indicati e intestata a noi (Third Scope Asia PTE. LTD.) potrebbe non essere accettata da DataRep. La preghiamo di indicare chiaramente nel corpo della lettera che la comunicazione riguarda la nostra società e «KANATA».

PaeseIndirizzo
IslandaDataRep, Laugavegur 13, 101 Reykjavik, Iceland
IrlandaDataRep, The Cube, Monahan Road, Cork, T12 H1XY, Republic of Ireland
ItaliaDataRep, Viale Giorgio Ribotta 11, Piano 1, Rome, Lazio, 00144, Italy
EstoniaDataRep, 2nd Floor, Tornimae 5, Tallinn, 10145, Estonia
AustriaDataRep, City Tower, Brückenkopfgasse 1/6. Stock, Graz, 8020, Austria
Paesi BassiDataRep, Cuserstraat 93, Floor 2 and 3, Amsterdam, 1081 CN, Netherlands
CiproDataRep, Victory House, 205 Archbishop Makarios Avenue, Limassol, 3030, Cyprus
GreciaDataRep, Ippodamias Sq. 8, 4th floor, Piraeus, Attica, Greece
CroaziaDataRep, Ground & 9th Floor, Hoto Tower, Savska cesta 32, Zagreb, 10000, Croatia
SvizzeraDataRep, Leutschenbachstrasse 95, ZURICH, 8050, Switzerland
SveziaDataRep, S:t Johannesgatan 2, 4th floor, Malmo, SE - 211 46, Sweden
SpagnaDataRep, Calle de Manzanares 4, Madrid, 28005, Spain
SlovacchiaDataRep, Apollo Business Centre II, Block E / 9th floor, 4D Prievozska, Bratislava, 821 09, Slovakia
SloveniaDataRep, Trg. Republike 3, Floor 3, Ljubljana, 1000, Slovenia
Repubblica CecaDataRep, Platan Office, 28. Října 205/45, Floor 3&4, Ostrava, 70200, Czech Republic
DanimarcaDataRep, Lautruphøj 1-3, Ballerup, 2750, Denmark
GermaniaDataRep, 3rd and 4th floor, Altmarkt 10 B/D, Dresden, 01067, Germany
NorvegiaDataRep, C.J. Hambros Plass 2c, Oslo, 0164, Norway
UngheriaDataRep, President Centre, Kálmán Imre utca 1, Budapest, 1054, Hungary
FinlandiaDataRep, Luna House, 5.krs, Mannerheimintie 12 B, Helsinki, 00100, Finland
FranciaDataRep, 72 rue de Lessard, Rouen, 76100, France
BulgariaDataRep, 132 Mimi Balkanska Str., Sofia, 1540, Bulgaria
BelgioDataRep, Rue des Colonies 11, Brussels, 1000
PoloniaDataRep, Budynek Fronton ul Kamienna 21, Krakow, 31-403, Poland
PortogalloDataRep, Torre de Monsanto, Rua Afonso Praça 30, 7th floor, Algès, Lisbon, 1495-061, Portugal
MaltaDataRep, Tower Business Centre, 2nd floor, Tower Street, Swatar, BKR4013, Malta
LettoniaDataRep, 4th & 5th floors, 14 Terbatas Street, Riga, LV-1011, Latvia
LituaniaDataRep, 44A Gedimino Avenue, 01110 Vilnius, Lithuania
LiechtensteinDataRep, City Tower, Brückenkopfgasse 1/6. Stock, Graz, 8020, Austria
LussemburgoDataRep, BPM 335368, Banzelt 4 A, 6921, Roodt-sur-Syre, Luxembourg
RomaniaDataRep, 15 Piaţa Charles de Gaulle, nr. 1-T, Bucureşti, Sectorul 1, 011857, Romania
Regno UnitoDataRep, 107-111 Fleet Street, London, EC4A 2AB, United Kingdom