AI 录制使用条件

v1.1　|　生效日：2026年8月27日　|　Third Scope Asia PTE. LTD.

本中文版本系日文原件的译本。两者之间如有任何不一致，以日文版本为准。

第1条（本条件的地位）

  1. 本条件依据《KANATA 服务条款》（以下称“本服务条款”）第4条第4款制定，规定本服务的应用“AI 录制”的使用条件。本条件构成本服务条款的一部分。
  2. 本条件未作规定的事项，适用本服务条款、《积分规程》及《隐私政策》。
  3. 本条件与本服务条款存在差异的，就 AI 录制的使用而言，优先适用本条件。

第2条（功能概要）

  1. AI 录制系将我方提供的录制机器人接入线上会议，对该会议进行录制、对其音频进行转写并生成会议纪要的功能。
  2. 本功能支持的会议平台为 Zoom 与 Google Meet。不支持 Microsoft Teams。所支持的平台可能因各平台规格变更而增加或减少。最新的支持情况公布于本服务内的帮助页面。
  3. 您已持有的音频或视频录制文件亦可上传，以进行转写及会议纪要的生成。
  4. 本服务并非举行会议本身的平台。会议通信在利用者所使用的会议平台上进行。录制机器人仅作为一名参加者出席会议并接收会议的音频与视频。我方不对会议参加者之间的通信进行中介。
  5. 所生成的会议纪要将积累于相关项目的资料库中，并可从其他应用予以引用。会议纪要的格式与结构可通过资料库中管理的模板予以指定。
  6. 我方使用 Hyperdoc Inc.（服务名称 Recall.ai，美国加利福尼亚州） 作为录制机器人入会、录制及转写的基础设施。该公司为我方的次级处理者，并已与我方签订数据处理协议。其所处理数据的范围，规定于《数据处理协议》（DPA）附录 C。

第3条（确保录制的合法性）

  1. 利用者在使用 AI 录制对会议进行音频或视频录制并进行转写时，负责向会议的全体参加者作出适用法律所要求的告知，并取得必要的同意。
  2. 前款所述告知与同意是否必要及以何种方式作出，因会议参加者所在国家或地区的法律而异。利用者应结合参加者所在地确定必要的程序。作为参考，主要法域的规则概要如下。
法域规则概要实务指引
日本对话一方当事人进行的录制，一般不被视为违法。但依其目的与方式，可能构成侵权行为。建议事先告知。
美国（各州不同）联邦法及多数州规定，取得一方当事人的同意即为充分。另一方面，加利福尼亚州、伊利诺伊州、佛罗里达州、宾夕法尼亚州、华盛顿州、马里兰州及马萨诸塞州等州要求取得全体当事人的同意。请取得全体参加者的明示同意。适用各州的范围可能变动，请确认最新情况。
德国《德国刑法典》第201条规定，未经授权录制私下所说的言语构成犯罪。不应仅作告知，还应保留同意的记录。
欧洲经济区与英国录制与转写构成个人数据的处理，需具备处理的法律依据。参加者为雇员的，其处理方式因所选依据而异。对于处于雇佣关系中的参加者，请确认贵方自身的政策，包括考虑采用同意以外的依据。
其他法域适用各该法域的法律。如有疑义，我方建议以取得全体参加者的明示同意为基础进行运作。
  1. 我方不就前两款事项提供法律意见，且上表仅为概要。利用者应根据需要自行负责取得专家意见。
  2. 我方提供以下手段，以便利用者作出告知并取得同意。
    1. 录制机器人以在会议参加者列表中显示的名称入会，该名称包含正在录制中的标示
    2. 使会议画面上可识别正在录制中
    3. 提供可用于向会议参加者告知的范本文本
    4. 使其可签发用于会议邀请的 URL，参加者可在表明是否同意被录制后加入会议
    5. 使利用者可随时停止录制并删除记录
  3. 前款第(4)项所述 URL，在利用者为会议主持人的情况下，可代替会议平台所签发的邀请 URL 使用。在下列情形下无法使用该项所述手段。在此类情形下，利用者应以其他手段作出告知并取得同意。
    1. 利用者并非会议主持人且无法替换邀请 URL 的情形
    2. 参加者通过会议平台所签发的 URL 直接加入的情形（包括邀请的转发、URL 的复制以及从会议室设备加入）
    3. 参加者通过电话加入的情形
    4. 参加者在录制开始后加入的情形
  4. 因利用者未履行第1款所定责任，致使会议参加者或任何其他第三方向我方提出主张的，利用者应自行负责并自担费用予以处理，并赔偿我方所受的一切损害。

第4条（录制机器人的运行）

  1. 录制机器人依据利用者所登记的会议 URL 及开始日期与时间自动加入会议。
  2. 预约须在会议开始时间前至少 10 分钟完成。
  3. 因会议方的设置，例如会议主持人对入会的批准、等候室设置或密码设置，录制机器人可能无法加入会议。在此情形下，不进行录制及会议纪要的生成。
  4. 会议参加者可利用会议工具的功能使录制机器人退出。在此情形下，自其退出之时起不再进行记录。
  5. 登记定期日程设置的，录制机器人将于所登记的星期与时间自动派入。利用者在设定定期日程设置时，应事先向该定期会议的参加者告知将持续进行录制。

第5条（不建议使用的会议）

  1. 我方不建议对下列会议使用 AI 录制。
    1. 有关人事考核、纪律处分、录用决定或其他涉及个人待遇事项的会议
    2. 涉及健康状况、伤病、休假或其他与健康相关事项的会议
    3. 与律师、医师、注册会计师或其他负有法定保密义务者进行的会议
    4. 有关内部举报、骚扰咨询或其他必须确保举报人或咨询人匿名性事项的会议
    5. 除前各项外，极有可能处理需特别关照的个人信息或特殊类别个人数据的会议
  2. 如本服务条款第14条第1款第15项所述，本服务并非为处理敏感信息而设计。会议中所记录的内容包含敏感信息的，其处理适用本服务条款第14条之二。
  3. 我方不承担主动检查所记录内容是否包含敏感信息的义务。

第6条（转写文本与会议纪要的准确性）

  1. 转写文本与会议纪要可能包含下列错误。我方不保证其准确性、完整性或对任何特定目的的适用性。
    1. 发言的听错与遗漏
    2. 专有名词、产品名称及技术术语的转写错误
    3. 将发言错误归属于发言人
    4. 摘要中与事实不符的表述，以及生成未曾讨论的内容
  2. 利用者在将所生成的会议纪要用作其组织的正式记录或提供给第三方之前，负责自行核查其内容（本服务条款第12条第6款）。
  3. 转写文本中发言人的区分，系通过从音频区分发言人的方法进行，发言人以“Speaker 1”“Speaker 2”等序号形式显示。 我方不会自动将会议参加者的姓名分配给发言人。利用者应自行将发言人与实际个人相对应。
  4. 会议音频中无法识别出任何发言的，可能不进行转写及会议纪要的生成。
  5. 会议纪要的输出语言可在应用设置中指定。所设定的语言与会议上所使用的语言不同的，因涉及翻译，准确性可能下降。
  6. 通过将资料库中所登记的学习数据作为术语词典予以引用，专有名词的转换准确性可能得到提升。

第7条（会议纪要的共享范围）

  1. 所生成的会议纪要积累于相关项目的资料库中。该项目的成员即使未参加会议，亦可查阅该会议纪要并从 AI 聊天中予以引用。
  2. 利用者负责根据会议内容适当选择进行记录的项目。对于必须限制引用范围的会议，请使用引用范围受限的项目。
  3. 关于项目的选择或共享范围的设定，我方不代替利用者作出判断。

第8条（会议参加者的请求）

  1. 会议参加者请求停止录制或删除记录的，由利用者作出决定并予以实施。
  2. 我方提供停止录制及删除记录的手段，以便利用者实施前款所定决定。
  3. 会议参加者直接向我方提出披露、删除或其他请求的，我方将向该参加者说明我方处于处理者的地位，迅速将该事项转交作为控制者的利用者，并依照利用者的指示予以回应。详情规定于《隐私政策》第18章。

第9条（数据的处理）

  1. 录制数据、音频数据、转写文本及会议纪要的处理详情，规定于《隐私政策》第17章及《数据处理协议》（DPA）。要点如下。
项目内容
存储地点日本（东京区域）。以 AES-256 进行静态加密，并实行租户隔离
录制内容的取得录制机器人的运行及录制数据的初次留存由 Hyperdoc Inc.（Recall.ai，美国）实施。我方设定了留存期限，以使录制数据不会在该公司一方被无限期留存
转写音频数据为进行转写而临时传输至外部处理服务提供者，并在处理后删除
会议纪要的生成使用外部 AI 服务提供者的 API。输入与输出数据由该等公司在 30 日内删除，且不用于模型的训练
留存期限账户存续期间及合同终止后 30 日。利用者可随时删除个别记录
不用于训练我方不将录制数据、转写文本或会议纪要用于训练 AI 模型的目的（本服务条款第19条第8款）
  1. 利用者为法人或其他组织的，我方作为处理者，依据作为控制者的利用者的指示，处理会议的音频与视频录制数据以及由其生成的转写文本与会议纪要。

第10条（积分的消耗）

  1. AI 录制的使用将消耗积分。所消耗积分的数量因录制时长、转写文本的数量以及所选择的 AI 模型而异。
  2. 积分不足的，不执行转写或会议纪要的生成。是否进行录制本身，由我方确定。
  3. 积分的授予、消耗与失效的详情，规定于《积分规程》。

第11条（禁止行为）

  1. 关于 AI 录制的使用，除本服务条款第14条所定各项外，利用者不得实施下列行为。
    1. 未作出适用法律所要求的告知或未取得所要求的同意，即对会议进行音频或视频录制
    2. 为使会议参加者无从知悉，变更录制机器人的显示名称或隐匿其存在
    3. 登记利用者无正当权限加入的会议的 URL，并使录制机器人加入该会议
    4. 在所生成的会议纪要未经人工核查的情况下，将其作为已经核查的正式记录向第三方出示
    5. 未经必要程序，即在第5条第1款各项所列会议中使用本功能

第12条（本条件的变更）

我方可依本服务条款第28条所定程序变更本条件。

附录：面向会议参加者的告知范本文本

以下为我方依第3条第4款第(3)项所提供的范本文本。利用者可原样使用，或根据需要作出修改后使用。其旨在以可从帮助页面及应用画面复制的形式提供。

1.　载入会议邀请的文本（日语）

本次会议将为制作会议纪要之目的进行音频与视频录制，并将自动进行转写。用于录制的机器人将加入本次会议。

所录制的内容将作为内部会议纪要保存，并由相关人员查阅。如您不希望被录制，请在会议开始前告知主持人。

2.　会议开始时宣读的文本（日语）

今天的会议为制作会议纪要将进行音频与视频录制。用于录制的机器人已加入。如您不同意，请现在提出。

3.　定期会议的事先告知（日语）

自 ◯／◯ 起，本定期会议每次均将为制作会议纪要之目的进行音频与视频录制。用于录制的机器人将自动加入。

所录制的内容与所生成的会议纪要，将以 ◯◯ 项目的成员可查阅的状态保存。留存期限为 ◯◯。

如有任何疑问，或对记录有任何请求，请联系 ◯◯。

4.　会议邀请（英语）

This meeting will be recorded and automatically transcribed for the purpose of producing minutes. A recording bot will join the meeting.

The recording and the minutes generated from it will be stored and made available to relevant colleagues. If you would prefer not to be recorded, please let the organiser know before the meeting begins.

5.　开场发言（英语）

Before we begin — this meeting is being recorded and transcribed so that minutes can be produced automatically. A recording bot has joined us. If anyone objects to being recorded, please say so now.

6.　面向要求全体当事人同意的法域（英语）

This meeting will be recorded and transcribed. Recording will not begin until every participant has confirmed their consent.

Please reply to this invitation confirming that you consent to being recorded. If you do not consent, please let the organiser know and the meeting will be held without recording.