Condiciones de Uso de la Grabación con IA

Artículo 1 (Naturaleza de las presentes Condiciones)

1. Las presentes Condiciones se establecen al amparo del artículo 4, apartado 4, de las Condiciones de Servicio de KANATA (en lo sucesivo, las «Condiciones de Servicio») y regulan las condiciones de uso de la App «Grabación con IA» del Servicio. Las presentes Condiciones forman parte integrante de las Condiciones de Servicio.
2. Las materias no previstas en las presentes Condiciones se regirán por las Condiciones de Servicio, el Reglamento de Créditos y la Política de Privacidad.
3. En caso de divergencia entre las presentes Condiciones y las Condiciones de Servicio, las presentes Condiciones se aplicarán con carácter preferente en lo relativo al uso de la Grabación con IA.

Artículo 2 (Descripción general de las funcionalidades)

1. La Grabación con IA es una funcionalidad que admite en una reunión en línea un bot de grabación facilitado por nosotros y que realiza la grabación de dicha reunión, la transcripción de su audio y la generación de actas.
2. Las plataformas de reuniones compatibles con esta funcionalidad son Zoom y Google Meet. Microsoft Teams no es compatible. Las plataformas compatibles podrán ampliarse o suprimirse como consecuencia de modificaciones en las especificaciones de cada plataforma. El estado actualizado de compatibilidad se publica en las páginas de ayuda dentro del Servicio.
3. También podrán cargarse archivos de grabación de audio o vídeo de los que usted ya disponga, a fin de que se realice su transcripción y la generación de actas.
4. El Servicio no constituye una plataforma en la que se celebren las reuniones propiamente dichas. Las comunicaciones de la reunión tienen lugar en la plataforma de reuniones utilizada por el Usuario. El bot de grabación se limita a asistir a la reunión como un participante más y a recibir el audio y el vídeo de la reunión. No actuamos como intermediarios de las comunicaciones entre los participantes de la reunión.
5. Las actas generadas se acumulan en la Biblioteca del Proyecto correspondiente y podrán consultarse desde otras Apps. El formato y la estructura de las actas podrán especificarse mediante plantillas gestionadas en la Biblioteca.
6. Utilizamos Hyperdoc Inc. (denominación del servicio: Recall.ai, California, EE. UU.) como infraestructura para la entrada del bot de grabación en las reuniones, para la grabación y para la transcripción. Dicha sociedad es Subencargada del tratamiento por nuestra parte y ha celebrado con nosotros un acuerdo de tratamiento de datos. El alcance de los datos que trata se establece en el Anexo C del Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA).

Artículo 3 (Garantía de la licitud de la grabación)

1. El Usuario es responsable de facilitar a todos los participantes de una reunión la información exigida por la legislación aplicable y de obtener los consentimientos necesarios cuando utilice la Grabación con IA para realizar grabaciones de audio o vídeo de la reunión y para transcribirla.
2. La cuestión de si la información y el consentimiento a que se refiere el apartado anterior resultan exigibles, y por qué medio, varía según la legislación del país o región en que se encuentren los participantes de la reunión. El Usuario determinará los trámites necesarios a la luz de la ubicación de los participantes. A título orientativo, se ofrece a continuación una descripción general de las reglas vigentes en las principales jurisdicciones.

1. No prestamos asesoramiento jurídico en relación con los dos apartados anteriores, y la tabla precedente no constituye más que una descripción general. El Usuario obtendrá asesoramiento experto bajo su propia responsabilidad cuando resulte necesario.
2. Ponemos a disposición los siguientes medios para que el Usuario pueda informar y obtener el consentimiento.
   1. El bot de grabación entra en la reunión con un nombre que se muestra en la lista de participantes de la reunión. Dicho nombre incluye una indicación de que la grabación está en curso.
   2. La posibilidad de reconocer en la pantalla de la reunión que la grabación está en curso
   3. La puesta a disposición de textos modelo utilizables para informar a los participantes de la reunión
   4. La posibilidad de emitir una URL para su uso en las invitaciones a la reunión, mediante la cual los participantes puedan unirse a la reunión tras indicar si consienten o no ser grabados
   5. La posibilidad de que el Usuario detenga la grabación y suprima los registros en cualquier momento
3. La URL a que se refiere el punto (4) del apartado anterior podrá utilizarse en lugar de la URL de invitación emitida por la plataforma de reuniones cuando el Usuario sea el organizador de la reunión. El medio previsto en dicho punto no podrá utilizarse en los siguientes supuestos. En tales casos, el Usuario informará y obtendrá el consentimiento por otros medios.
   1. Cuando el Usuario no sea el organizador de la reunión y no pueda sustituir la URL de invitación
   2. Cuando un participante se una directamente mediante una URL emitida por la plataforma de reuniones (incluidos el reenvío de la invitación, la copia de la URL y la incorporación desde equipos de sala de reuniones)
   3. Cuando un participante se una por teléfono
   4. Cuando un participante se una una vez iniciada la grabación
4. Cuando un participante de la reunión o cualquier otro tercero formule una reclamación frente a nosotros como consecuencia del incumplimiento por el Usuario de la responsabilidad prevista en el apartado 1, el Usuario atenderá el asunto bajo su propia responsabilidad y a su costa y nos indemnizará por cualquier daño que suframos.

Artículo 4 (Funcionamiento del bot de grabación)

1. El bot de grabación se une automáticamente a la reunión sobre la base de la URL de la reunión y de la fecha y hora de inicio registradas por el Usuario.
2. La reserva deberá realizarse al menos 10 minutos antes de la hora de inicio de la reunión.
3. Debido a determinadas configuraciones del lado de la reunión, tales como la aprobación de la entrada por el organizador de la reunión, la configuración de una sala de espera o la configuración de un código de acceso, el bot de grabación podrá no llegar a unirse a la reunión. En tal caso, no se realizarán la grabación ni la generación de actas.
4. Los participantes de la reunión podrán hacer salir al bot de grabación mediante las funcionalidades de la herramienta de reuniones. En tal caso, no se generará registro alguno a partir del momento de su salida.
5. Cuando se registre una programación periódica, el bot de grabación se incorporará automáticamente el día de la semana y a la hora registrados. Al establecer una programación periódica, el Usuario informará con antelación a los participantes de dicha reunión periódica de la grabación continuada.

Artículo 5 (Reuniones para las que no se recomienda el uso)

1. No recomendamos el uso de la Grabación con IA en las siguientes reuniones.
   1. Reuniones relativas a evaluaciones de personal, medidas disciplinarias, decisiones de contratación u otras materias relacionadas con el trato dispensado a personas físicas
   2. Reuniones que traten sobre el estado de salud, lesiones o enfermedades, excedencias u otras materias relacionadas con la salud
   3. Reuniones con abogados, médicos, auditores de cuentas u otras personas sujetas a obligaciones legales de confidencialidad
   4. Reuniones relativas a denuncias internas, consultas sobre acoso u otras materias en las que deba garantizarse el anonimato de la persona denunciante o consultante
   5. Además de los supuestos anteriores, reuniones en las que exista una elevada probabilidad de que se traten informaciones personales que requieren consideración especial o categorías especiales de datos personales
2. Conforme a lo establecido en el artículo 14, apartado 1, punto 15, de las Condiciones de Servicio, el Servicio no está diseñado para el tratamiento de Información Sensible. Cuando el contenido grabado en una reunión de las contempladas en el apartado anterior incluya Información Sensible, su tratamiento se regirá por el artículo 14-2 de las Condiciones de Servicio.
3. No asumimos obligación alguna de inspeccionar activamente si el contenido grabado incluye Información Sensible.

Artículo 6 (Exactitud de las transcripciones y de las actas)

1. Las transcripciones y las actas pueden contener errores como los que se indican a continuación. No garantizamos su exactitud, su exhaustividad ni su idoneidad para ninguna finalidad concreta.
   1. Errores de audición y omisión de intervenciones
   2. Transcripción errónea de nombres propios, denominaciones de productos y términos técnicos
   3. Atribución incorrecta de intervenciones a los interlocutores
   4. Afirmaciones en los resúmenes que difieran de los hechos y generación de contenidos que no fueron objeto de debate
2. El Usuario es responsable de comprobar por sí mismo el contenido de las actas generadas antes de utilizarlas como registro oficial de su organización o de facilitarlas a terceros (artículo 12, apartado 6, de las Condiciones de Servicio).
3. La distinción de los interlocutores en una transcripción se realiza mediante un método que los diferencia a partir del audio, y los interlocutores se muestran con números correlativos tales como «Interlocutor 1» e «Interlocutor 2». No asignamos automáticamente a los interlocutores los nombres de los participantes de la reunión. El Usuario deberá asociar por sí mismo los interlocutores con las personas físicas reales.
4. Cuando no pueda identificarse intervención alguna en el audio de la reunión, podrán no realizarse la transcripción ni la generación de actas.
5. El idioma de salida de las actas podrá especificarse en la configuración de la App. Cuando el idioma configurado difiera del idioma hablado en la reunión, la exactitud podrá disminuir al mediar una traducción.
6. Mediante la consulta como diccionario terminológico de los datos de aprendizaje registrados en la Biblioteca podrá mejorarse la exactitud de la conversión de los nombres propios.

Artículo 7 (Alcance de la difusión de las actas)

1. Las actas generadas se acumulan en la Biblioteca del Proyecto correspondiente. Los Miembros de dicho Proyecto podrán consultar las actas y remitirse a ellas desde el chat de IA, aun cuando no hayan participado en la reunión.
2. El Usuario es responsable de seleccionar adecuadamente el Proyecto en el que se generen los registros, en función del contenido de la reunión. Para las reuniones en las que deba limitarse el alcance de la consulta, le rogamos utilice un Proyecto cuyo alcance de consulta esté limitado.
3. No adoptamos decisiones en lugar del Usuario en cuanto a la selección de los Proyectos o a la configuración del alcance de la difusión.

Artículo 8 (Solicitudes de los participantes de la reunión)

1. Cuando un participante de la reunión solicite que se detenga la grabación o que se suprima un registro, el Usuario adoptará la decisión y la ejecutará.
2. Ponemos a disposición los medios para detener y para suprimir los registros, a fin de que el Usuario pueda ejecutar la decisión prevista en el apartado anterior.
3. Cuando un participante de la reunión formule directamente ante nosotros una solicitud de acceso, de supresión o de otra índole, explicaremos a dicho participante que nos hallamos en la posición de Encargado del tratamiento, trasladaremos sin dilación el asunto al Usuario en su condición de Responsable del tratamiento y responderemos conforme a las instrucciones del Usuario. Los detalles se establecen en el capítulo 18 de la Política de Privacidad.

Artículo 9 (Tratamiento de los datos)

1. Los detalles del tratamiento de los datos de grabación, los datos de audio, las transcripciones y las actas son los establecidos en el capítulo 17 de la Política de Privacidad y en el Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA). Los aspectos principales son los siguientes.

1. Cuando el Usuario sea una persona jurídica u otra organización, trataremos los datos de grabación de audio y vídeo de las reuniones, así como las transcripciones y las actas generadas a partir de ellos, en calidad de Encargado del tratamiento, sobre la base de las instrucciones del Usuario en su condición de Responsable del tratamiento.

Artículo 10 (Consumo de Créditos)

1. El uso de la Grabación con IA consume Créditos. El volumen de Créditos consumidos varía en función de la duración de la grabación, del volumen de la transcripción y del modelo de IA seleccionado.
2. Cuando los Créditos resulten insuficientes, no se ejecutarán la transcripción ni la generación de actas. La realización de la grabación propiamente dicha quedará a nuestra determinación.
3. Los detalles relativos a la concesión, el consumo y la caducidad de los Créditos son los establecidos en el Reglamento de Créditos.

Artículo 11 (Actos prohibidos)

1. En relación con el uso de la Grabación con IA, el Usuario se abstendrá de realizar los siguientes actos, además de los previstos en el artículo 14 de las Condiciones de Servicio.
   1. Realizar una grabación de audio o vídeo de una reunión sin facilitar la información o sin obtener el consentimiento exigidos por la legislación aplicable
   2. Modificar el nombre visible del bot de grabación, u ocultar su presencia, con la finalidad de sustraerlo al conocimiento de los participantes de la reunión
   3. Registrar la URL de una reunión a la que el Usuario carezca de legitimación para unirse y hacer que el bot de grabación se una a ella
   4. Presentar a terceros las actas generadas como si constituyeran un registro oficial ya verificado, cuando no hayan sido verificadas por una persona física
   5. Utilizar esta funcionalidad en una reunión de las enumeradas en los puntos del artículo 5, apartado 1, sin observar los trámites necesarios

Artículo 12 (Modificación de las presentes Condiciones)

Podremos modificar las presentes Condiciones por el procedimiento establecido en el artículo 28 de las Condiciones de Servicio.

Anexo: Textos modelo de información para los participantes de las reuniones

Son los textos modelo que ponemos a disposición al amparo del artículo 3, apartado 4, punto (3). Los Usuarios podrán utilizarlos tal cual o con las modificaciones que resulten necesarias. Están concebidos para ser facilitados en un formato que permita copiarlos desde las páginas de ayuda y desde las pantallas de la App.

1. Texto para incluir en la invitación a la reunión (japonés)

Esta reunión será grabada en audio y vídeo con la finalidad de elaborar un acta, y será transcrita automáticamente. Un bot de grabación se unirá a la reunión.

El contenido grabado se conservará como acta interna y será consultado por las personas interesadas. Si prefiere no ser grabado, le rogamos que se lo comunique al organizador antes de que comience la reunión.

2. Texto para leer en voz alta al inicio de la reunión (japonés)

La reunión de hoy será grabada en audio y vídeo con el fin de elaborar un acta. Se ha unido un bot de grabación. Si no está usted de acuerdo, le rogamos que lo manifieste ahora.

3. Información previa para una reunión periódica (japonés)

A partir del ◯/◯, esta reunión periódica será grabada en audio y vídeo en todas sus ediciones con la finalidad de elaborar actas. Un bot de grabación se unirá automáticamente.

El contenido grabado y las actas generadas se conservarán de forma que los miembros del Proyecto ◯◯ puedan consultarlos. El plazo de conservación es de ◯◯.

Si tiene alguna pregunta, o cualquier solicitud relativa a los registros, le rogamos que se ponga en contacto con ◯◯.

4. Invitación a la reunión (inglés)

This meeting will be recorded and automatically transcribed for the purpose of producing minutes. A recording bot will join the meeting.

The recording and the minutes generated from it will be stored and made available to relevant colleagues. If you would prefer not to be recorded, please let the organiser know before the meeting begins.

5. Declaración de apertura (inglés)

Before we begin — this meeting is being recorded and transcribed so that minutes can be produced automatically. A recording bot has joined us. If anyone objects to being recorded, please say so now.

6. Para jurisdicciones que exigen el consentimiento de todas las partes (inglés)

This meeting will be recorded and transcribed. Recording will not begin until every participant has confirmed their consent.

Please reply to this invitation confirming that you consent to being recorded. If you do not consent, please let the organiser know and the meeting will be held without recording.