Conditions d'utilisation de l'enregistrement par IA

Article 1 (Nature des présentes Conditions)

1. Les présentes Conditions sont établies en application de l'article 4, paragraphe 4, des Conditions générales d'utilisation de KANATA (ci-après les « Conditions générales d'utilisation ») et fixent les conditions d'utilisation de l'Application « Enregistrement par IA » du Service. Les présentes Conditions font partie intégrante des Conditions générales d'utilisation.
2. Les questions non réglées par les présentes Conditions sont régies par les Conditions générales d'utilisation, le Règlement relatif aux crédits et la Politique de confidentialité.
3. En cas de divergence entre les présentes Conditions et les Conditions générales d'utilisation, les présentes Conditions s'appliquent par priorité en ce qui concerne l'utilisation de l'Enregistrement par IA.

Article 2 (Présentation générale des fonctionnalités)

1. L'Enregistrement par IA est une fonctionnalité qui admet un robot d'enregistrement fourni par nos soins à une réunion en ligne et qui procède à l'enregistrement de cette réunion, à la transcription de son audio et à la génération d'un compte rendu.
2. Les plateformes de réunion prises en charge par cette fonctionnalité sont Zoom et Google Meet. Microsoft Teams n'est pas pris en charge. Les plateformes prises en charge peuvent être ajoutées ou supprimées à la suite de modifications des spécifications de chaque plateforme. L'état le plus récent de la prise en charge est publié sur les pages d'aide au sein du Service.
3. Les fichiers d'enregistrement audio ou vidéo que vous détenez déjà peuvent également être téléversés afin de faire procéder à leur transcription et à la génération d'un compte rendu.
4. Le Service n'est pas une plateforme sur laquelle se tiennent les réunions elles-mêmes. Les communications afférentes à la réunion se déroulent sur la plateforme de réunion utilisée par l'Utilisateur. Le robot d'enregistrement se borne à assister à la réunion en qualité de participant et à recevoir l'audio et la vidéo de celle-ci. Nous n'intervenons pas en qualité d'intermédiaire dans les communications entre les participants à la réunion.
5. Les comptes rendus générés sont accumulés dans la Bibliothèque du Projet concerné et peuvent être consultés depuis d'autres Applications. Le format et la structure des comptes rendus peuvent être définis au moyen de modèles gérés dans la Bibliothèque.
6. Nous recourons à Hyperdoc Inc. (dénomination du service : Recall.ai, Californie, États-Unis) en tant qu'infrastructure pour l'entrée du robot d'enregistrement dans les réunions, pour l'enregistrement et pour la transcription. Cette société est notre sous-traitant ultérieur et a conclu avec nous un accord de traitement des données. L'étendue des données qu'elle traite est précisée à l'Annexe C de l'Accord de traitement des données (DPA).

Article 3 (Garantie de la licéité de l'enregistrement)

1. L'Utilisateur est responsable de la communication aux participants à une réunion des informations requises par les lois applicables ainsi que de l'obtention des consentements nécessaires lorsqu'il utilise l'Enregistrement par IA pour procéder à l'enregistrement audio ou vidéo de la réunion et à sa transcription.
2. La question de savoir si l'information et le consentement visés au paragraphe précédent sont requis, et selon quelles modalités, diffère selon les lois du pays ou de la région où se trouvent les participants à la réunion. L'Utilisateur détermine les démarches nécessaires au regard du lieu où se trouvent les participants. À titre indicatif, un aperçu des règles applicables dans les principales juridictions figure ci-après.

1. Nous ne fournissons aucun conseil juridique au titre des deux paragraphes précédents, et le tableau ci-dessus ne constitue qu'un aperçu. L'Utilisateur recueille, en tant que de besoin, un avis spécialisé sous sa propre responsabilité.
2. Nous mettons à disposition les moyens suivants afin de permettre à l'Utilisateur d'informer les participants et d'obtenir leur consentement.
   1. Le robot d'enregistrement entre dans la réunion sous un nom affiché dans la liste des participants à celle-ci. Ce nom comporte une indication signalant qu'un enregistrement est en cours.
   2. La possibilité de constater sur l'écran de la réunion qu'un enregistrement est en cours
   3. La mise à disposition de textes types utilisables pour informer les participants à la réunion
   4. La possibilité d'émettre une URL utilisable dans les invitations à la réunion, permettant aux participants de rejoindre celle-ci après avoir indiqué s'ils consentent ou non à être enregistrés
   5. La possibilité pour l'Utilisateur d'interrompre l'enregistrement et de supprimer les enregistrements à tout moment
3. L'URL visée au point (4) du paragraphe précédent peut être utilisée en lieu et place de l'URL d'invitation émise par la plateforme de réunion lorsque l'Utilisateur est l'organisateur de la réunion. Le moyen prévu à ce point ne peut être utilisé dans les cas suivants. Dans ces cas, l'Utilisateur informe les participants et recueille leur consentement par d'autres moyens.
   1. Lorsque l'Utilisateur n'est pas l'organisateur de la réunion et ne peut remplacer l'URL d'invitation
   2. Lorsqu'un participant rejoint directement la réunion au moyen d'une URL émise par la plateforme de réunion (y compris en cas de transfert de l'invitation, de copie de l'URL ou de connexion depuis un équipement de salle de réunion)
   3. Lorsqu'un participant rejoint la réunion par téléphone
   4. Lorsqu'un participant rejoint la réunion après le début de l'enregistrement
4. Lorsqu'une réclamation est formée à notre encontre par un participant à une réunion ou par tout autre tiers du fait du manquement de l'Utilisateur à la responsabilité prévue au paragraphe 1, l'Utilisateur traite l'affaire sous sa propre responsabilité et à ses frais et nous indemnise de tout préjudice subi.

Article 4 (Fonctionnement du robot d'enregistrement)

1. Le robot d'enregistrement rejoint automatiquement la réunion sur la base de l'URL de la réunion et de la date et de l'heure de début enregistrées par l'Utilisateur.
2. La réservation doit être effectuée au moins 10 minutes avant l'heure de début de la réunion.
3. En raison de paramètres définis du côté de la réunion, tels que l'approbation de l'entrée par l'organisateur de la réunion, l'activation d'une salle d'attente ou la définition d'un code d'accès, le robot d'enregistrement peut se trouver dans l'impossibilité de rejoindre la réunion. Dans ce cas, l'enregistrement et la génération du compte rendu ne sont pas effectués.
4. Les participants à la réunion peuvent faire sortir le robot d'enregistrement au moyen des fonctionnalités de l'outil de réunion. Dans ce cas, aucun enregistrement n'est effectué à compter de sa sortie.
5. Lorsqu'une planification récurrente est enregistrée, le robot d'enregistrement est automatiquement positionné au jour de la semaine et à l'heure enregistrés. Lorsqu'il définit une planification récurrente, l'Utilisateur informe préalablement les participants à cette réunion récurrente du caractère continu de l'enregistrement.

Article 5 (Réunions pour lesquelles l'utilisation n'est pas recommandée)

1. Nous ne recommandons pas l'utilisation de l'Enregistrement par IA pour les réunions suivantes.
   1. Les réunions portant sur les évaluations du personnel, les mesures disciplinaires, les décisions de recrutement ou d'autres questions relatives au traitement des personnes
   2. Les réunions traitant de l'état de santé, de blessures ou de maladies, de congés ou d'autres questions relatives à la santé
   3. Les réunions avec des avocats, des médecins, des experts-comptables ou d'autres personnes soumises à une obligation légale de confidentialité
   4. Les réunions relatives aux alertes internes, aux consultations en matière de harcèlement ou à d'autres questions pour lesquelles l'anonymat de l'auteur du signalement ou de la consultation doit être assuré
   5. Outre les cas visés aux points précédents, les réunions présentant une forte probabilité que soient traitées des informations personnelles nécessitant une attention particulière ou des catégories particulières de données à caractère personnel
2. Ainsi qu'il est prévu à l'article 14, paragraphe 1, point 15, des Conditions générales d'utilisation, le Service n'est pas conçu pour le traitement d'Informations Sensibles. Lorsque le contenu enregistré lors d'une réunion visée au paragraphe précédent comporte des Informations Sensibles, son régime est celui prévu à l'article 14-2 des Conditions générales d'utilisation.
3. Nous ne sommes tenus d'aucune obligation de vérifier activement si le contenu enregistré comporte des Informations Sensibles.

Article 6 (Exactitude des transcriptions et des comptes rendus)

1. Les transcriptions et les comptes rendus peuvent comporter des erreurs telles que celles indiquées ci-après. Nous ne garantissons ni leur exactitude, ni leur exhaustivité, ni leur adéquation à une finalité particulière.
   1. Erreurs d'audition et omissions de propos
   2. Erreurs de transcription de noms propres, de noms de produits et de termes techniques
   3. Attribution erronée de propos à des locuteurs
   4. Énoncés figurant dans les synthèses qui s'écartent des faits, et génération de contenus n'ayant pas été abordés
2. L'Utilisateur est responsable de la vérification par ses soins du contenu des comptes rendus générés avant de les utiliser en tant que document officiel de son organisation ou de les communiquer à des tiers (article 12, paragraphe 6, des Conditions générales d'utilisation).
3. La distinction des locuteurs dans une transcription est effectuée selon une méthode qui distingue les locuteurs à partir de l'audio, les locuteurs étant affichés au moyen de numéros d'ordre tels que « Speaker 1 » et « Speaker 2 ». Nous n'attribuons pas automatiquement aux locuteurs le nom des participants à la réunion. Il appartient à l'Utilisateur de faire lui-même correspondre les locuteurs aux personnes réelles.
4. Lorsqu'aucune parole ne peut être identifiée dans l'audio de la réunion, la transcription et la génération du compte rendu peuvent ne pas être effectuées.
5. La langue de sortie des comptes rendus peut être définie dans les paramètres de l'Application. Lorsque la langue définie diffère de la langue parlée lors de la réunion, l'exactitude peut être moindre du fait de l'intervention d'une traduction.
6. En faisant référencer, en tant que dictionnaire terminologique, les données d'apprentissage enregistrées dans la Bibliothèque, l'exactitude de la restitution des noms propres peut être améliorée.

Article 7 (Étendue du partage des comptes rendus)

1. Les comptes rendus générés sont accumulés dans la Bibliothèque du Projet concerné. Les Membres de ce Projet peuvent consulter les comptes rendus et les référencer depuis le chat IA, alors même qu'ils n'ont pas participé à la réunion.
2. L'Utilisateur est responsable du choix approprié du Projet dans lequel les enregistrements sont effectués, en fonction du contenu de la réunion. Pour les réunions dont l'étendue de consultation doit être restreinte, veuillez utiliser un Projet dont l'étendue de consultation est limitée.
3. Nous ne nous substituons pas à l'Utilisateur pour apprécier le choix des Projets ou la définition de l'étendue du partage.

Article 8 (Demandes des participants à une réunion)

1. Lorsqu'un participant à une réunion demande que l'enregistrement soit interrompu ou qu'un enregistrement soit supprimé, il appartient à l'Utilisateur de prendre la décision et de la mettre en œuvre.
2. Nous mettons à disposition les moyens d'interrompre l'enregistrement et de supprimer les enregistrements afin de permettre à l'Utilisateur de mettre en œuvre la décision visée au paragraphe précédent.
3. Lorsqu'un participant à une réunion nous adresse directement une demande de communication, de suppression ou toute autre demande, nous expliquons à ce participant que nous intervenons en qualité de sous-traitant, transmettons sans délai la demande à l'Utilisateur en sa qualité de responsable du traitement et y donnons suite conformément aux instructions de l'Utilisateur. Les précisions figurent au chapitre 18 de la Politique de confidentialité.

Article 9 (Traitement des données)

1. Les modalités détaillées du traitement des données d'enregistrement, des données audio, des transcriptions et des comptes rendus sont celles énoncées au chapitre 17 de la Politique de confidentialité et dans l'Accord de traitement des données (DPA). Les principaux points sont les suivants.

1. Lorsque l'Utilisateur est une personne morale ou une autre organisation, nous traitons les données d'enregistrement audio et vidéo des réunions ainsi que les transcriptions et les comptes rendus qui en sont issus en qualité de sous-traitant, sur la base des instructions de l'Utilisateur agissant en qualité de responsable du traitement.

Article 10 (Consommation de Crédits)

1. L'utilisation de l'Enregistrement par IA consomme des Crédits. Le volume de Crédits consommés diffère selon la durée de l'enregistrement, le volume de la transcription et le modèle d'IA retenu.
2. Lorsque les Crédits sont insuffisants, la transcription ou la génération du compte rendu n'est pas exécutée. La question de savoir si l'enregistrement lui-même est effectué relève de notre appréciation.
3. Les modalités détaillées de l'octroi, de la consommation et de la caducité des Crédits sont celles énoncées dans le Règlement relatif aux crédits.

Article 11 (Actes interdits)

1. Dans le cadre de l'utilisation de l'Enregistrement par IA, l'Utilisateur s'interdit les actes suivants, en sus de ceux énoncés à l'article 14 des Conditions générales d'utilisation.
   1. Procéder à l'enregistrement audio ou vidéo d'une réunion sans avoir communiqué l'information requise ni obtenu le consentement exigé par les lois applicables
   2. Modifier le nom affiché du robot d'enregistrement, ou dissimuler sa présence, afin de la soustraire à la connaissance des participants à la réunion
   3. Enregistrer l'URL d'une réunion que l'Utilisateur n'a aucun titre légitime à rejoindre et y faire entrer le robot d'enregistrement
   4. Présenter à des tiers les comptes rendus générés comme s'il s'agissait d'un document officiel ayant fait l'objet d'une vérification, alors qu'ils n'ont pas été vérifiés par une personne physique
   5. Utiliser cette fonctionnalité lors d'une réunion visée aux points de l'article 5, paragraphe 1, sans avoir accompli les démarches nécessaires

Article 12 (Modification des présentes Conditions)

Nous pouvons modifier les présentes Conditions selon la procédure prévue à l'article 28 des Conditions générales d'utilisation.

Annexe : textes types d'information des participants à une réunion

Il s'agit des textes types que nous mettons à disposition en application de l'article 3, paragraphe 4, point (3). Les Utilisateurs peuvent les utiliser en l'état ou les adapter en tant que de besoin. Ils sont destinés à être mis à disposition sous une forme permettant leur copie depuis les pages d'aide et depuis les écrans de l'Application.

1. Texte à insérer dans l'invitation à la réunion (japonais)

La présente réunion fera l'objet d'un enregistrement audio et vidéo aux fins de l'établissement d'un compte rendu et sera transcrite automatiquement. Un robot d'enregistrement rejoindra la réunion.

Le contenu enregistré sera conservé à titre de compte rendu interne et consulté par les personnes concernées. Si vous préférez ne pas être enregistré, veuillez en informer l'organisateur avant le début de la réunion.

2. Texte à lire à haute voix au début de la réunion (japonais)

La réunion de ce jour fera l'objet d'un enregistrement audio et vidéo afin d'établir un compte rendu. Un robot d'enregistrement s'est joint à nous. Si vous n'y consentez pas, veuillez l'indiquer dès à présent.

3. Information préalable pour une réunion récurrente (japonais)

À compter du ◯/◯, la présente réunion récurrente fera l'objet, à chaque occurrence, d'un enregistrement audio et vidéo aux fins de l'établissement d'un compte rendu. Un robot d'enregistrement s'y joindra automatiquement.

Le contenu enregistré et les comptes rendus générés seront conservés de manière à pouvoir être consultés par les membres du Projet ◯◯. La durée de conservation est de ◯◯.

Pour toute question, ou pour toute demande relative aux enregistrements, veuillez vous adresser à ◯◯.

4. Invitation à la réunion (anglais)

This meeting will be recorded and automatically transcribed for the purpose of producing minutes. A recording bot will join the meeting.

The recording and the minutes generated from it will be stored and made available to relevant colleagues. If you would prefer not to be recorded, please let the organiser know before the meeting begins.

5. Déclaration liminaire (anglais)

Before we begin — this meeting is being recorded and transcribed so that minutes can be produced automatically. A recording bot has joined us. If anyone objects to being recorded, please say so now.

6. Pour les juridictions exigeant le consentement de toutes les parties (anglais)

This meeting will be recorded and transcribed. Recording will not begin until every participant has confirmed their consent.

Please reply to this invitation confirming that you consent to being recorded. If you do not consent, please let the organiser know and the meeting will be held without recording.