Nutzungsbedingungen für AI Recording

Artikel 1 (Stellung dieser Bedingungen)

1. Diese Bedingungen werden auf Grundlage von Artikel 4 Absatz 4 der KANATA-Nutzungsbedingungen (nachfolgend die „Nutzungsbedingungen") aufgestellt und regeln die Bedingungen für die Nutzung der App „AI Recording" des Dienstes. Diese Bedingungen sind Bestandteil der Nutzungsbedingungen.
2. Für Angelegenheiten, die in diesen Bedingungen nicht geregelt sind, gelten die Nutzungsbedingungen, die Credit-Bestimmungen und die Datenschutzerklärung.
3. Weichen diese Bedingungen und die Nutzungsbedingungen voneinander ab, so gehen diese Bedingungen in Bezug auf die Nutzung von AI Recording vor.

Artikel 2 (Überblick über die Funktionen)

1. AI Recording ist eine Funktion, die einen von uns bereitgestellten Aufzeichnungs-Bot zu einer Online-Besprechung zulässt und die Aufzeichnung dieser Besprechung, die Transkription ihres Tons und die Erstellung eines Protokolls vornimmt.
2. Die von dieser Funktion unterstützten Besprechungsplattformen sind Zoom und Google Meet. Microsoft Teams wird nicht unterstützt. Unterstützte Plattformen können infolge von Änderungen der Spezifikationen der jeweiligen Plattform hinzugefügt oder entfernt werden. Der jeweils aktuelle Unterstützungsstand wird auf den Hilfeseiten innerhalb des Dienstes veröffentlicht.
3. Auch bereits in Ihrem Besitz befindliche Ton- oder Videoaufzeichnungsdateien können hochgeladen werden, um Transkription und Protokollerstellung durchführen zu lassen.
4. Der Dienst ist keine Plattform, auf der Besprechungen selbst abgehalten werden. Die Besprechungskommunikation findet auf der vom Nutzer verwendeten Besprechungsplattform statt. Der Aufzeichnungs-Bot nimmt lediglich als einer der Teilnehmer an der Besprechung teil und empfängt Ton und Bild der Besprechung. Wir treten nicht als Vermittler der Kommunikation zwischen Besprechungsteilnehmern auf.
5. Erstellte Protokolle werden in der Library des betreffenden Project gesammelt und können aus anderen Apps heraus herangezogen werden. Format und Aufbau der Protokolle können durch in der Library verwaltete Vorlagen vorgegeben werden.
6. Als Infrastruktur für den Eintritt des Aufzeichnungs-Bots in Besprechungen, für die Aufzeichnung und für die Transkription setzen wir Hyperdoc Inc. (Dienstbezeichnung Recall.ai, Kalifornien, USA) ein. Dieses Unternehmen ist unser Unterauftragsverarbeiter und hat mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Der Umfang der von ihm verarbeiteten Daten ist in Anlage C zum Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) geregelt.

Artikel 3 (Sicherstellung der Rechtmäßigkeit der Aufzeichnung)

1. Der Nutzer ist dafür verantwortlich, allen Teilnehmern einer Besprechung die nach den anwendbaren Gesetzen erforderlichen Hinweise zu erteilen und die erforderlichen Einwilligungen einzuholen, wenn er AI Recording einsetzt, um Ton- oder Videoaufzeichnungen der Besprechung anzufertigen und diese zu transkribieren.
2. Ob und in welcher Form die im vorstehenden Absatz genannten Hinweise und Einwilligungen erforderlich sind, richtet sich nach den Gesetzen des Landes oder der Region, in dem bzw. der sich die Besprechungsteilnehmer befinden. Der Nutzer hat die erforderlichen Verfahren mit Blick auf die Standorte der Teilnehmer zu bestimmen. Zur Orientierung dient der nachstehende Überblick über die Regelungen in den wichtigsten Rechtsordnungen.

1. Wir erteilen im Zusammenhang mit den beiden vorstehenden Absätzen keine Rechtsberatung; die vorstehende Tabelle ist lediglich ein Überblick. Der Nutzer hat sich erforderlichenfalls in eigener Verantwortung fachkundig beraten zu lassen.
2. Wir stellen die folgenden Mittel bereit, damit der Nutzer Hinweise erteilen und Einwilligungen einholen kann.
   1. Der Aufzeichnungs-Bot tritt der Besprechung unter einem Namen bei, der in der Teilnehmerliste der Besprechung angezeigt wird. Dieser Name enthält einen Hinweis darauf, dass eine Aufzeichnung läuft.
   2. Ermöglichung der Erkennbarkeit auf dem Besprechungsbildschirm, dass eine Aufzeichnung läuft
   3. Bereitstellung von Mustertexten, die für Hinweise an Besprechungsteilnehmer verwendet werden können
   4. Ermöglichung der Ausgabe einer URL zur Verwendung in Besprechungseinladungen, über die Teilnehmer der Besprechung beitreten können, nachdem sie angegeben haben, ob sie in die Aufzeichnung einwilligen oder nicht
   5. Ermöglichung, dass der Nutzer die Aufzeichnung jederzeit stoppen und Aufzeichnungen jederzeit löschen kann
3. Die in Nummer (4) des vorstehenden Absatzes genannte URL kann anstelle der von der Besprechungsplattform ausgegebenen Einladungs-URL verwendet werden, sofern der Nutzer Organisator der Besprechung ist. In den folgenden Fällen kann das Mittel nach jener Nummer nicht verwendet werden. In diesen Fällen hat der Nutzer die Hinweise auf anderem Wege zu erteilen und die Einwilligung auf anderem Wege einzuholen.
   1. Wenn der Nutzer nicht Organisator der Besprechung ist und die Einladungs-URL nicht ersetzen kann
   2. Wenn ein Teilnehmer unmittelbar über eine von der Besprechungsplattform ausgegebene URL beitritt (einschließlich der Weiterleitung der Einladung, des Kopierens der URL und des Beitritts über Besprechungsraumtechnik)
   3. Wenn ein Teilnehmer telefonisch beitritt
   4. Wenn ein Teilnehmer beitritt, nachdem die Aufzeichnung bereits begonnen hat
4. Wird uns gegenüber von einem Besprechungsteilnehmer oder einem sonstigen Dritten infolge der Nichterfüllung der Verantwortung nach Absatz 1 durch den Nutzer ein Anspruch geltend gemacht, so hat der Nutzer die Angelegenheit in eigener Verantwortung und auf eigene Kosten zu behandeln und uns den entstandenen Schaden zu ersetzen.

Artikel 4 (Betrieb des Aufzeichnungs-Bots)

1. Der Aufzeichnungs-Bot tritt der Besprechung auf Grundlage der vom Nutzer hinterlegten Besprechungs-URL sowie des hinterlegten Anfangsdatums und der hinterlegten Anfangszeit automatisch bei.
2. Eine Buchung muss mindestens 10 Minuten vor dem Anfangszeitpunkt der Besprechung erfolgen.
3. Aufgrund von Einstellungen auf Seiten der Besprechung, etwa der Freigabe des Beitritts durch den Besprechungsorganisator, einer Warteraum-Einstellung oder einer Passcode-Einstellung, kann es sein, dass der Aufzeichnungs-Bot der Besprechung nicht beitreten kann. In diesem Fall werden Aufzeichnung und Protokollerstellung nicht durchgeführt.
4. Besprechungsteilnehmer können den Aufzeichnungs-Bot mittels der Funktionen des Besprechungswerkzeugs zum Verlassen veranlassen. In diesem Fall erfolgt ab dem Zeitpunkt des Verlassens keine Aufzeichnung mehr.
5. Ist eine Terminserie hinterlegt, so wird der Aufzeichnungs-Bot automatisch zum hinterlegten Wochentag und zur hinterlegten Uhrzeit eingesetzt. Bei der Einrichtung einer Terminserie hat der Nutzer die Teilnehmer dieser Besprechungsreihe vorab auf die fortlaufende Aufzeichnung hinzuweisen.

Artikel 5 (Besprechungen, für die eine Nutzung nicht empfohlen wird)

1. Für die folgenden Besprechungen empfehlen wir die Nutzung von AI Recording nicht.
   1. Besprechungen über Leistungsbeurteilungen, Disziplinarmaßnahmen, Einstellungsentscheidungen oder sonstige Angelegenheiten, die die Behandlung einzelner Personen betreffen
   2. Besprechungen, die Gesundheitszustände, Verletzungen oder Erkrankungen, Beurlaubungen oder sonstige gesundheitsbezogene Angelegenheiten zum Gegenstand haben
   3. Besprechungen mit Rechtsanwälten, Ärzten, Wirtschaftsprüfern oder sonstigen Personen, die einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen
   4. Besprechungen über interne Hinweisgebermeldungen, Beratungen zu Belästigung oder sonstige Angelegenheiten, bei denen die Anonymität der meldenden oder ratsuchenden Person gewahrt werden muss
   5. Über die vorstehenden Nummern hinaus Besprechungen, bei denen eine hohe Wahrscheinlichkeit besteht, dass besonders schutzbedürftige personenbezogene Informationen oder besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden
2. Wie in Artikel 14 Absatz 1 Nummer 15 der Nutzungsbedingungen geregelt, ist der Dienst nicht für die Verarbeitung sensibler Informationen ausgelegt. Enthalten die in einer Besprechung nach dem vorstehenden Absatz aufgezeichneten Inhalte sensible Informationen, so richtet sich deren Behandlung nach Artikel 14-2 der Nutzungsbedingungen.
3. Wir sind nicht verpflichtet, aktiv zu prüfen, ob aufgezeichnete Inhalte sensible Informationen enthalten.

Artikel 6 (Genauigkeit von Transkripten und Protokollen)

1. Transkripte und Protokolle können unter anderem die folgenden Fehler enthalten. Wir übernehmen keine Gewähr für ihre Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck.
   1. Fehlerhaftes Verstehen und Auslassen von Äußerungen
   2. Fehlerhafte Wiedergabe von Eigennamen, Produktbezeichnungen und Fachbegriffen
   3. Fehlerhafte Zuordnung von Äußerungen zu Sprechern
   4. Von den Tatsachen abweichende Aussagen in Zusammenfassungen sowie die Erzeugung von Inhalten, die nicht erörtert wurden
2. Der Nutzer ist dafür verantwortlich, den Inhalt erstellter Protokolle selbst zu prüfen, bevor er sie als offizielle Aufzeichnung seiner Organisation verwendet oder Dritten zur Verfügung stellt (Artikel 12 Absatz 6 der Nutzungsbedingungen).
3. Die Unterscheidung der Sprecher in einem Transkript erfolgt nach einem Verfahren, das Sprecher anhand des Tons unterscheidet; Sprecher werden mit laufenden Nummern wie „Sprecher 1" und „Sprecher 2" ausgewiesen. Wir ordnen den Sprechern die Namen der Besprechungsteilnehmer nicht automatisch zu. Der Nutzer hat die Sprecher selbst den tatsächlichen Personen zuzuordnen.
4. Kann im Besprechungston keine Sprache identifiziert werden, so kann es sein, dass Transkription und Protokollerstellung nicht durchgeführt werden.
5. Die Ausgabesprache der Protokolle kann in den App-Einstellungen festgelegt werden. Weicht die eingestellte Sprache von der in der Besprechung gesprochenen Sprache ab, so kann die Genauigkeit sinken, weil eine Übersetzung erfolgt.
6. Indem in der Library hinterlegte Lerndaten als Terminologiewörterbuch herangezogen werden, kann die Genauigkeit der Umsetzung von Eigennamen verbessert werden.

Artikel 7 (Umfang der Weitergabe von Protokollen)

1. Erstellte Protokolle werden in der Library des betreffenden Project gesammelt. Mitglieder dieses Project können die Protokolle einsehen und aus dem KI-Chat heraus heranziehen, auch wenn sie an der Besprechung nicht teilgenommen haben.
2. Der Nutzer ist dafür verantwortlich, das Project, in dem Aufzeichnungen abgelegt werden, dem Inhalt der Besprechung entsprechend sachgerecht auszuwählen. Für Besprechungen, bei denen der Kreis der Zugriffsberechtigten begrenzt sein muss, verwenden Sie bitte ein Project mit begrenztem Zugriffskreis.
3. Wir treffen anstelle des Nutzers keine Entscheidungen über die Auswahl von Projects oder über die Festlegung des Umfangs der Weitergabe.

Artikel 8 (Verlangen von Besprechungsteilnehmern)

1. Verlangt ein Besprechungsteilnehmer, dass die Aufzeichnung gestoppt oder eine Aufzeichnung gelöscht wird, so trifft der Nutzer die Entscheidung und setzt sie um.
2. Wir stellen die Mittel zum Stoppen und zum Löschen von Aufzeichnungen bereit, damit der Nutzer die Entscheidung nach dem vorstehenden Absatz umsetzen kann.
3. Richtet ein Besprechungsteilnehmer ein Verlangen auf Auskunft, Löschung oder Sonstiges unmittelbar an uns, so legen wir diesem Teilnehmer dar, dass wir die Stellung eines Auftragsverarbeiters innehaben, verweisen die Angelegenheit unverzüglich an den Nutzer als Verantwortlichen und handeln nach den Weisungen des Nutzers. Einzelheiten sind in Kapitel 18 der Datenschutzerklärung geregelt.

Artikel 9 (Umgang mit Daten)

1. Die Einzelheiten des Umgangs mit Aufzeichnungsdaten, Tondaten, Transkripten und Protokollen sind in Kapitel 17 der Datenschutzerklärung sowie im Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) geregelt. Die wesentlichen Punkte sind die folgenden.

1. Ist der Nutzer eine juristische Person oder eine sonstige Organisation, so verarbeiten wir die Ton- und Videoaufzeichnungsdaten von Besprechungen sowie die daraus erstellten Transkripte und Protokolle als Auftragsverarbeiter auf Grundlage der Weisungen des Nutzers als Verantwortlichem.

Artikel 10 (Verbrauch von Credits)

1. Die Nutzung von AI Recording verbraucht Credits. Der verbrauchte Umfang an Credits richtet sich nach der Länge der Aufzeichnung, dem Umfang des Transkripts und dem gewählten KI-Modell.
2. Reichen die Credits nicht aus, so werden Transkription oder Protokollerstellung nicht ausgeführt. Ob die Aufzeichnung selbst durchgeführt wird, bestimmen wir.
3. Die Einzelheiten der Gewährung, des Verbrauchs und des Verfalls von Credits sind in den Credit-Bestimmungen geregelt.

Artikel 11 (Verbotene Handlungen)

1. Im Zusammenhang mit der Nutzung von AI Recording hat der Nutzer über die in Artikel 14 der Nutzungsbedingungen geregelten Handlungen hinaus die folgenden Handlungen zu unterlassen.
   1. Anfertigung einer Ton- oder Videoaufzeichnung einer Besprechung, ohne den nach den anwendbaren Gesetzen erforderlichen Hinweis zu erteilen oder die erforderliche Einwilligung einzuholen
   2. Änderung des Anzeigenamens des Aufzeichnungs-Bots oder Verschleierung seiner Anwesenheit zu dem Zweck, ihn den Besprechungsteilnehmern vorzuenthalten
   3. Hinterlegung der URL einer Besprechung, zu deren Beitritt der Nutzer nicht berechtigt ist, und Veranlassung des Beitritts des Aufzeichnungs-Bots zu dieser Besprechung
   4. Vorlage erstellter Protokolle gegenüber Dritten, als handele es sich um eine geprüfte offizielle Aufzeichnung, obwohl sie nicht durch einen Menschen geprüft wurden
   5. Nutzung dieser Funktion in einer in den Nummern des Artikels 5 Absatz 1 aufgeführten Besprechung, ohne die erforderlichen Verfahren zu durchlaufen

Artikel 12 (Änderungen dieser Bedingungen)

Wir können diese Bedingungen nach dem in Artikel 28 der Nutzungsbedingungen geregelten Verfahren ändern.

Anlage: Mustertexte für Hinweise an Besprechungsteilnehmer

Dies sind die Mustertexte, die wir nach Artikel 3 Absatz 4 Nummer (3) bereitstellen. Nutzer können sie unverändert oder mit den erforderlichen Anpassungen verwenden. Sie sind dazu bestimmt, in einer Form bereitgestellt zu werden, die ein Kopieren von den Hilfeseiten und von den App-Bildschirmen ermöglicht.

1. Text zur Aufnahme in die Besprechungseinladung (Japanisch)

Diese Besprechung wird zum Zwecke der Protokollerstellung in Ton und Bild aufgezeichnet und automatisch transkribiert. Ein Bot zur Aufzeichnung wird der Besprechung beitreten.

Die aufgezeichneten Inhalte werden als internes Protokoll gespeichert und von den betroffenen Personen eingesehen. Wenn Sie nicht aufgezeichnet werden möchten, teilen Sie dies bitte dem Organisator mit, bevor die Besprechung beginnt.

2. Text zur Verlesung zu Beginn der Besprechung (Japanisch)

Die heutige Besprechung wird zum Zwecke der Protokollerstellung in Ton und Bild aufgezeichnet. Ein Bot zur Aufzeichnung ist beigetreten. Wenn Sie damit nicht einverstanden sind, äußern Sie dies bitte jetzt.

3. Vorheriger Hinweis für eine Besprechungsreihe (Japanisch)

Ab dem ◯/◯ wird diese Besprechungsreihe zum Zwecke der Protokollerstellung bei jedem Termin in Ton und Bild aufgezeichnet. Ein Bot zur Aufzeichnung tritt automatisch bei.

Die aufgezeichneten Inhalte und die erstellten Protokolle werden so gespeichert, dass die Mitglieder des Project ◯◯ sie einsehen können. Die Aufbewahrungsfrist beträgt ◯◯.

Bei Fragen oder bei Wünschen im Hinblick auf die Aufzeichnungen wenden Sie sich bitte an ◯◯.

4. Besprechungseinladung (Englisch)

This meeting will be recorded and automatically transcribed for the purpose of producing minutes. A recording bot will join the meeting.

The recording and the minutes generated from it will be stored and made available to relevant colleagues. If you would prefer not to be recorded, please let the organiser know before the meeting begins.

5. Eröffnungserklärung (Englisch)

Before we begin — this meeting is being recorded and transcribed so that minutes can be produced automatically. A recording bot has joined us. If anyone objects to being recorded, please say so now.

6. Für Rechtsordnungen, die die Einwilligung aller Beteiligten verlangen (Englisch)

This meeting will be recorded and transcribed. Recording will not begin until every participant has confirmed their consent.

Please reply to this invitation confirming that you consent to being recorded. If you do not consent, please let the organiser know and the meeting will be held without recording.