AI レコーディング利用条件

第1条（本条件の位置づけ）

1. 本条件は、KANATA 利用規約（以下「利用規約」といいます。）第4条4項に基づき、本サービスのアプリ「AI レコーディング」の利用条件を定めるものです。本条件は利用規約の一部を構成します。
2. 本条件に定めのない事項については、利用規約、クレジット規程およびプライバシーポリシーの定めによります。
3. 本条件と利用規約の定めが異なる場合、AI レコーディングの利用に関しては本条件が優先して適用されます。

第2条（機能の概要）

1. AI レコーディングは、オンライン会議に当社が提供する録画ボットを同席させ、当該会議の録画、音声の文字起こしおよび議事録の生成を行う機能です。
2. 本機能が対応する会議プラットフォームは、Zoom 及び Google Meet です。Microsoft Teams には対応していません。対応するプラットフォームは、各プラットフォームの仕様変更により追加され、又は削除されることがあります。最新の対応状況は、本サービス内のヘルプページに掲載します。
3. 手元にある録音・録画ファイルをアップロードして、文字起こしおよび議事録の生成を行うこともできます。
4. 本サービスは、会議そのものを行うプラットフォームではありません。会議の通信は、利用者が使用する会議プラットフォームにおいて行われます。録画ボットは、当該会議に一参加者として同席し、会議の音声・映像を受信するにとどまります。当社が、会議の参加者相互間の通信を媒介することはありません。
5. 生成された議事録は、当該プロジェクトのライブラリに蓄積され、他のアプリから参照することができます。議事録の書式および構成は、ライブラリで管理するテンプレートにより指定できます。
6. 当社は、録画ボットの会議への入室、録画および文字起こしの基盤として、Hyperdoc Inc.（サービス名 Recall.ai、米国カリフォルニア州） を利用しています。同社は当社の副処理者であり、当社との間でデータ処理契約を締結しています。同社が取り扱うデータの範囲は、データ処理契約（DPA）別紙 C に記載しています。

第3条（録音・録画の適法性の確保）

1. 利用者は、AI レコーディングを利用して会議の録音・録画および文字起こしを行うにあたり、当該会議のすべての参加者に対して、適用される法令上必要な告知を行い、かつ必要な同意を取得する責任を負います。
2. 前項の告知および同意の要否および方法は、会議の参加者が所在する国または地域の法令により異なります。利用者は、参加者の所在地を踏まえて必要な手続きを判断するものとします。参考として、主な法域における規律の概要は次のとおりです。

1. 当社は、前2項に関する法的助言を行うものではなく、上記の表は概要を示すものにすぎません。利用者は、必要に応じて自らの責任において専門家の助言を得るものとします。
2. 当社は、利用者が告知および同意の取得を行えるよう、次の手段を提供します。
   1. 録画ボットが、会議の参加者一覧に表示される名称で入室すること。当該名称には、録画中である旨を含めます。
   2. 録画中であることが会議の画面上で認識できるようにすること
   3. 会議参加者への告知に用いることができる文例を提供すること
   4. 会議の招待に用いる URL であって、参加者が録音・録画への同意の可否を表明したうえで会議に参加できるものを発行できるようにすること
   5. 録画の停止および記録の削除を、利用者がいつでも行えるようにすること
3. 前項(4)の URL は、利用者が会議の主催者である場合に、会議プラットフォームが発行する招待 URL に代えて用いることができるものです。次の場合には、同号の手段によることができません。利用者は、これらの場合には、他の手段により告知および同意の取得を行うものとします。
   1. 利用者が会議の主催者でなく、招待 URL を差し替えることができない場合
   2. 参加者が、会議プラットフォームが発行する URL により直接参加した場合（招待の転送、URL の複写、会議室設備からの参加を含みます）
   3. 参加者が電話により参加した場合
   4. 参加者が、録画の開始後に参加した場合
4. 利用者が第1項の責任を果たさなかったことにより、会議参加者その他の第三者から当社に対して請求がなされた場合、利用者は、自己の責任と費用をもってこれを処理し、当社に生じた損害を賠償するものとします。

第4条（録画ボットの動作）

1. 録画ボットは、利用者が登録したミーティング URL および開始日時に基づき、当該会議に自動的に参加します。
2. 予約は、会議の開始時刻の10分前までに行う必要があります。
3. 会議の主催者による入室の承認、待機室の設定、パスコードの設定その他の会議側の設定により、録画ボットが会議に参加できないことがあります。この場合、録画および議事録の生成は行われません。
4. 会議の参加者は、会議ツールの機能により録画ボットを退出させることができます。この場合、退出以降の記録は行われません。
5. 定例設定を登録した場合、録画ボットは登録された曜日・時刻に自動的に配置されます。利用者は、定例設定を行うにあたり、当該定例会議の参加者に対してあらかじめ継続的な録音・録画の告知を行うものとします。

第5条（利用を推奨しない会議）

1. 次の会議については、AI レコーディングの利用を推奨しません。
   1. 人事評価、懲戒、採用の可否その他、個人の処遇に関わる会議
   2. 健康状態、傷病、休職その他の健康に関する事項を取り扱う会議
   3. 弁護士、医師、公認会計士その他の法令上の守秘義務が及ぶ者との会議
   4. 内部通報、ハラスメントの相談その他、通報者・相談者の匿名性の確保が求められる会議
   5. 前各号のほか、要配慮個人情報または特別なカテゴリの個人データが取り扱われる蓋然性が高い会議
2. 利用規約 第14条1項第15号のとおり、本サービスはセンシティブ情報の処理を予定していません。前項の会議において記録された内容にセンシティブ情報が含まれた場合の取扱いは、利用規約 第14条の2によります。
3. 当社は、記録された内容にセンシティブ情報が含まれているかどうかを能動的に検査する義務を負いません。

第6条（文字起こしおよび議事録の精度）

1. 文字起こしおよび議事録には、次のような誤りが含まれることがあります。当社は、その正確性、完全性および特定の目的への適合性を保証しません。
   1. 発言の聞き取りの誤りおよび脱落
   2. 固有名詞、製品名、専門用語の誤変換
   3. 発言者の誤った帰属
   4. 要約における事実と異なる記述、および議論されていない内容の生成
2. 利用者は、生成された議事録を組織の正式な記録として用い、または第三者に提供する前に、その内容を自ら確認する責任を負います（利用規約 第12条6項）。
3. 文字起こしにおける発言者の区別は、音声から話者を聞き分ける方式によって行われ、発言者は「Speaker 1」「Speaker 2」のような通し番号で表示されます。 当社は、会議の参加者の氏名を自動的に発言者に割り当てることをしません。発言者と実在の人物との対応づけは、利用者が自ら行うものとします。
4. 会議の音声に発話が確認できない場合、文字起こしおよび議事録の生成は行われないことがあります。
5. 議事録の出力言語は、アプリの設定により指定できます。設定した言語と会議の発話言語が異なる場合、翻訳を伴うことにより精度が低下することがあります。
6. ライブラリに登録された学習データを用語辞書として参照させることで、固有名詞の変換精度を高めることができます。

第7条（議事録の共有範囲）

1. 生成された議事録は、当該プロジェクトのライブラリに蓄積されます。当該プロジェクトのメンバーは、会議に参加していない場合であっても、議事録を閲覧し、AI チャットから参照することができます。
2. 利用者は、会議の内容に応じて、記録を行うプロジェクトを適切に選択する責任を負います。参照範囲を限定する必要がある会議については、参照範囲を限定したプロジェクトを用いてください。
3. 当社は、プロジェクトの選択および共有範囲の設定について、利用者の判断に代わって判断するものではありません。

第8条（会議参加者からの申出）

1. 会議参加者から、録音・録画の停止または記録の削除の申出があった場合、その判断および実行は利用者が行うものとします。
2. 当社は、利用者が前項の判断を実行できるよう、記録の停止および削除の手段を提供します。
3. 会議参加者から当社に対して直接、開示、削除その他の請求がなされた場合、当社は、当該参加者に対して当社が処理者の立場にあることを説明したうえで、管理者である利用者に速やかに取り次ぎ、利用者の指示に従って対応します。詳細はプライバシーポリシー第18章に定めます。

第9条（データの取扱い）

1. 録画データ、音声データ、文字起こしおよび議事録の取扱いの詳細は、プライバシーポリシー第17章およびデータ処理契約（DPA）に定めるとおりです。主な内容は次のとおりです。

1. 当社は、利用者が法人その他の団体である場合、会議の録音・録画データおよびそこから生成される文字起こし・議事録について、処理者として、管理者である利用者の指示に基づいて処理します。

第10条（クレジットの消費）

1. AI レコーディングの利用にあたっては、クレジットを消費します。消費するクレジットの量は、録画の長さ、文字起こしの分量および選択した AI モデルにより異なります。
2. クレジットが不足している場合、文字起こしまたは議事録の生成は実行されません。録画そのものが行われるか否かは、当社の定めるところによります。
3. クレジットの付与、消費および失効の詳細は、クレジット規程に定めるとおりです。

第11条（禁止事項）

1. 利用者は、AI レコーディングの利用に関し、利用規約 第14条に定めるもののほか、次の行為を行ってはなりません。
   1. 適用される法令上必要な告知または同意を得ることなく、会議を録音または録画する行為
   2. 会議の参加者に知られないようにする目的で、録画ボットの表示名を変更し、またはその存在を秘匿する行為
   3. 自らが正当に参加する権限を有しない会議の URL を登録して、録画ボットを参加させる行為
   4. 生成された議事録を、人による確認を経ていないにもかかわらず、確認を経た正式な記録であるかのように第三者に示す行為
   5. 第5条1項各号に掲げる会議において、必要な手続きを経ることなく本機能を利用する行為

第12条（本条件の変更）

当社は、利用規約 第28条に定める手続きにより、本条件を変更することができます。

別紙　会議参加者への告知文例

第3条4項(3) に基づき当社が提供する文例です。利用者がそのまま、または必要に応じて修正のうえ使用できます。ヘルプおよびアプリの画面からコピーできる形で提供することを想定しています。

1.　会議の招待に記載する文（日本語）

この会議は、議事録の作成を目的として録画・録音され、自動的に文字起こしが行われます。会議には記録用のボットが参加します。

記録された内容は、社内の議事録として保存され、関係者が閲覧します。録画・録音を希望されない場合は、会議の開始前に主催者までお知らせください。

2.　会議の冒頭で読み上げる文（日本語）

本日の会議は、議事録作成のために録画・録音させていただきます。記録用のボットが参加しています。ご了承いただけない方は、いまお知らせください。

3.　定例会議の事前周知（日本語）

◯月◯日以降、この定例会議は毎回、議事録作成を目的として録画・録音されます。記録用のボットが自動的に参加します。

記録された内容と生成された議事録は、◯◯プロジェクトのメンバーが閲覧できる状態で保存されます。保存期間は◯◯です。

ご質問や、記録に関するご希望がある場合は、◯◯までご連絡ください。

4.　Meeting invitation (English)

This meeting will be recorded and automatically transcribed for the purpose of producing minutes. A recording bot will join the meeting.

The recording and the minutes generated from it will be stored and made available to relevant colleagues. If you would prefer not to be recorded, please let the organiser know before the meeting begins.

5.　Opening statement (English)

Before we begin — this meeting is being recorded and transcribed so that minutes can be produced automatically. A recording bot has joined us. If anyone objects to being recorded, please say so now.

6.　全当事者の同意が必要な法域向け（English）

This meeting will be recorded and transcribed. Recording will not begin until every participant has confirmed their consent.

Please reply to this invitation confirming that you consent to being recorded. If you do not consent, please let the organiser know and the meeting will be held without recording.