Condizioni d'uso di AI Recording

Articolo 1 (Natura delle presenti Condizioni)

1. Le presenti Condizioni sono adottate ai sensi dell'articolo 4, comma 4, delle Condizioni di servizio di KANATA (di seguito le «Condizioni di servizio») e stabiliscono le condizioni d'uso dell'App «AI Recording» del Servizio. Le presenti Condizioni costituiscono parte integrante delle Condizioni di servizio.
2. Le materie non disciplinate dalle presenti Condizioni sono rette dalle Condizioni di servizio, dal Regolamento sui crediti e dall'Informativa sulla privacy.
3. Qualora le presenti Condizioni e le Condizioni di servizio divergano, le presenti Condizioni si applicano in via prioritaria in relazione all'utilizzo di AI Recording.

Articolo 2 (Descrizione sintetica delle funzioni)

1. AI Recording è una funzione che ammette a una riunione online un bot di registrazione da noi fornito ed esegue la registrazione di tale riunione, la trascrizione del relativo audio e la generazione del verbale.
2. Le piattaforme di riunione supportate da questa funzione sono Zoom e Google Meet. Microsoft Teams non è supportato. Le piattaforme supportate possono essere aggiunte o rimosse in conseguenza di modifiche delle specifiche di ciascuna piattaforma. Lo stato di supporto più aggiornato è pubblicato nelle pagine di assistenza all'interno del Servizio.
3. È altresì possibile caricare file di registrazione audio o video già in Suo possesso affinché ne siano eseguite la trascrizione e la generazione del verbale.
4. Il Servizio non è una piattaforma sulla quale si svolgono le riunioni stesse. Le comunicazioni della riunione hanno luogo sulla piattaforma di riunione utilizzata dall'Utente. Il bot di registrazione si limita a partecipare alla riunione come uno dei partecipanti e a ricevere l'audio e il video della riunione. Non agiamo quali intermediari delle comunicazioni tra i partecipanti alla riunione.
5. I verbali generati sono accumulati nella Libreria del Progetto interessato e possono essere richiamati da altre App. Il formato e la struttura dei verbali possono essere specificati mediante modelli gestiti nella Libreria.
6. Utilizziamo Hyperdoc Inc. (denominazione del servizio Recall.ai, California, USA) quale infrastruttura per l'ingresso del bot di registrazione nelle riunioni, per la registrazione e per la trascrizione. Tale società è nostro sub-responsabile del trattamento e ha stipulato con noi un accordo sul trattamento dei dati. L'ambito dei dati da essa trattati è indicato nell'Allegato C dell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Articolo 3 (Garanzia della liceità della registrazione)

1. L'Utente è responsabile di fornire a tutti i partecipanti a una riunione le informative prescritte dalla legge applicabile e di ottenere i necessari consensi, quando utilizza AI Recording per effettuare registrazioni audio o video della riunione e per trascriverla.
2. Se e con quali modalità l'informativa e il consenso di cui al comma precedente siano richiesti dipende dalla legge del Paese o della regione in cui si trovano i partecipanti alla riunione. L'Utente determina le procedure necessarie alla luce del luogo in cui si trovano i partecipanti. A titolo di riferimento, una descrizione sintetica delle regole vigenti nelle principali giurisdizioni è la seguente.

1. Non forniamo consulenza legale in relazione ai due commi precedenti e la tabella che precede costituisce una mera descrizione sintetica. L'Utente si procura, ove necessario, il parere di esperti sotto la propria responsabilità.
2. Forniamo i mezzi seguenti affinché l'Utente possa fornire l'informativa e ottenere il consenso.
   1. Il bot di registrazione entra nella riunione con un nome visualizzato nell'elenco dei partecipanti della riunione. Tale nome contiene un'indicazione del fatto che è in corso una registrazione.
   2. La possibilità di riconoscere sulla schermata della riunione che è in corso una registrazione
   3. La messa a disposizione di testi modello utilizzabili per le informative ai partecipanti alla riunione
   4. La possibilità di generare un URL da utilizzare negli inviti alla riunione, mediante il quale i partecipanti possono accedere alla riunione dopo aver indicato se acconsentono o meno a essere registrati
   5. La possibilità per l'Utente di interrompere la registrazione e di cancellare le registrazioni in qualsiasi momento
3. L'URL di cui al punto (4) del comma precedente può essere utilizzato in sostituzione dell'URL di invito generato dalla piattaforma di riunione qualora l'Utente sia l'organizzatore della riunione. Il mezzo previsto da tale punto non può essere utilizzato nei casi seguenti. In tali casi, l'Utente fornisce l'informativa e ottiene il consenso con altri mezzi.
   1. Qualora l'Utente non sia l'organizzatore della riunione e non possa sostituire l'URL di invito
   2. Qualora un partecipante acceda direttamente mediante un URL generato dalla piattaforma di riunione (ivi compresi l'inoltro dell'invito, la copia dell'URL e l'accesso da apparecchiature di sala riunioni)
   3. Qualora un partecipante acceda per via telefonica
   4. Qualora un partecipante acceda dopo l'inizio della registrazione
4. Qualora un partecipante alla riunione o qualsiasi altro terzo avanzi una pretesa nei nostri confronti in conseguenza dell'inadempimento da parte dell'Utente della responsabilità di cui al comma 1, l'Utente gestisce la questione sotto la propria responsabilità e a proprie spese e ci risarcisce di ogni danno subito.

Articolo 4 (Funzionamento del bot di registrazione)

1. Il bot di registrazione si unisce automaticamente alla riunione sulla base dell'URL della riunione e della data e ora di inizio registrate dall'Utente.
2. La prenotazione deve essere effettuata almeno 10 minuti prima dell'orario di inizio della riunione.
3. A causa di impostazioni lato riunione, quali l'approvazione dell'ingresso da parte dell'organizzatore, l'impostazione di una sala d'attesa o l'impostazione di un codice di accesso, il bot di registrazione può non essere in grado di unirsi alla riunione. In tal caso, la registrazione e la generazione del verbale non sono eseguite.
4. I partecipanti alla riunione possono far uscire il bot di registrazione mediante le funzioni dello strumento di riunione. In tal caso, non è effettuata alcuna registrazione a partire dal momento dell'uscita.
5. Qualora sia registrata una pianificazione ricorrente, il bot di registrazione è automaticamente collocato nel giorno della settimana e nell'orario registrati. Nell'impostare una pianificazione ricorrente, l'Utente informa preventivamente i partecipanti a tale riunione ricorrente della registrazione continuativa.

Articolo 5 (Riunioni per le quali l'utilizzo non è raccomandato)

1. Non raccomandiamo l'utilizzo di AI Recording per le riunioni seguenti.
   1. Riunioni concernenti valutazioni del personale, provvedimenti disciplinari, decisioni di assunzione o altre materie relative al trattamento di singoli individui
   2. Riunioni vertenti su condizioni di salute, infortuni o malattie, congedi o altre materie attinenti alla salute
   3. Riunioni con avvocati, medici, revisori legali o altri soggetti tenuti a obblighi di riservatezza previsti dalla legge
   4. Riunioni relative a segnalazioni interne di illeciti, consulenze in materia di molestie o altre materie nelle quali debba essere garantito l'anonimato del segnalante o del consultante
   5. Oltre a quanto previsto dai punti precedenti, riunioni nelle quali è elevata la probabilità che siano trattate informazioni personali che richiedono particolare cura ovvero categorie particolari di dati personali
2. Come stabilito dall'articolo 14, comma 1, punto 15, delle Condizioni di servizio, il Servizio non è concepito per il trattamento di Informazioni sensibili. Qualora il contenuto registrato in una riunione di cui al comma precedente comprenda Informazioni sensibili, il relativo trattamento è retto dall'articolo 14-2 delle Condizioni di servizio.
3. Non abbiamo alcun obbligo di verificare attivamente se il contenuto registrato comprenda Informazioni sensibili.

Articolo 6 (Accuratezza delle trascrizioni e dei verbali)

1. Le trascrizioni e i verbali possono contenere errori quali quelli di seguito indicati. Non garantiamo la loro accuratezza, completezza o idoneità a uno scopo determinato.
   1. Errata comprensione e omissione di interventi
   2. Errata trascrizione di nomi propri, nomi di prodotti e termini tecnici
   3. Errata attribuzione degli interventi ai relatori
   4. Affermazioni contenute nelle sintesi difformi dai fatti e generazione di contenuti non discussi
2. L'Utente è responsabile di verificare autonomamente il contenuto dei verbali generati prima di utilizzarli quale registrazione ufficiale della propria organizzazione o di fornirli a terzi (articolo 12, comma 6, delle Condizioni di servizio).
3. La distinzione dei relatori in una trascrizione è effettuata mediante un metodo che distingue i relatori a partire dall'audio, e i relatori sono visualizzati con numeri progressivi quali «Relatore 1» e «Relatore 2». Non attribuiamo automaticamente ai relatori i nomi dei partecipanti alla riunione. L'Utente provvede autonomamente a far corrispondere i relatori alle persone effettive.
4. Qualora nell'audio della riunione non sia individuabile alcun intervento, la trascrizione e la generazione del verbale possono non essere eseguite.
5. La lingua di uscita dei verbali può essere specificata nelle impostazioni dell'App. Qualora la lingua impostata differisca dalla lingua parlata nella riunione, l'accuratezza può diminuire in ragione della traduzione che ne consegue.
6. Facendo richiamare quali dizionari terminologici i dati di apprendimento registrati nella Libreria, l'accuratezza della conversione dei nomi propri può risultare migliorata.

Articolo 7 (Ambito di condivisione dei verbali)

1. I verbali generati sono accumulati nella Libreria del Progetto interessato. I Membri di tale Progetto possono consultare i verbali e richiamarli dalla chat con l'IA, anche qualora non abbiano partecipato alla riunione.
2. L'Utente è responsabile di selezionare in modo appropriato, in funzione del contenuto della riunione, il Progetto nel quale le registrazioni sono effettuate. Per le riunioni per le quali l'ambito di consultazione debba essere limitato, La invitiamo a utilizzare un Progetto con ambito di consultazione limitato.
3. Non effettuiamo valutazioni in luogo dell'Utente quanto alla selezione dei Progetti o all'impostazione dell'ambito di condivisione.

Articolo 8 (Richieste dei partecipanti alla riunione)

1. Qualora un partecipante alla riunione chieda che la registrazione sia interrotta o che una registrazione sia cancellata, l'Utente assume la decisione e vi dà esecuzione.
2. Forniamo i mezzi per interrompere e per cancellare le registrazioni affinché l'Utente possa dare attuazione alla decisione di cui al comma precedente.
3. Qualora un partecipante alla riunione presenti direttamente a noi una richiesta di accesso, di cancellazione o di altro genere, spiegheremo a tale partecipante che ci troviamo nella posizione di responsabile del trattamento, rinvieremo prontamente la questione all'Utente in qualità di titolare del trattamento e risponderemo conformemente alle istruzioni dell'Utente. I dettagli sono indicati nel Capitolo 18 dell'Informativa sulla privacy.

Articolo 9 (Trattamento dei dati)

1. I dettagli del trattamento dei dati di registrazione, dei dati audio, delle trascrizioni e dei verbali sono quelli indicati nel Capitolo 17 dell'Informativa sulla privacy e nell'Accordo sul trattamento dei dati (DPA). I punti principali sono i seguenti.

1. Qualora l'Utente sia una persona giuridica o altra organizzazione, trattiamo i dati di registrazione audio e video delle riunioni, nonché le trascrizioni e i verbali da essi generati, in qualità di responsabile del trattamento, sulla base delle istruzioni dell'Utente in qualità di titolare del trattamento.

Articolo 10 (Consumo di Crediti)

1. L'utilizzo di AI Recording comporta il consumo di Crediti. Il volume di Crediti consumato varia in funzione della durata della registrazione, del volume della trascrizione e del modello di IA selezionato.
2. Qualora i Crediti siano insufficienti, la trascrizione o la generazione del verbale non sono eseguite. Se la registrazione in quanto tale sia comunque effettuata è rimesso alla nostra determinazione.
3. I dettagli della concessione, del consumo e della decadenza dei Crediti sono quelli stabiliti dal Regolamento sui crediti.

Articolo 11 (Atti vietati)

1. In relazione all'utilizzo di AI Recording, l'Utente si astiene dagli atti seguenti, in aggiunta a quelli previsti dall'articolo 14 delle Condizioni di servizio.
   1. Effettuare una registrazione audio o video di una riunione senza fornire l'informativa o senza ottenere il consenso prescritti dalla legge applicabile
   2. Modificare il nome visualizzato del bot di registrazione, ovvero occultarne la presenza, allo scopo di sottrarlo alla conoscenza dei partecipanti alla riunione
   3. Registrare l'URL di una riunione alla quale l'Utente non abbia alcun legittimo titolo per partecipare e farvi accedere il bot di registrazione
   4. Presentare a terzi i verbali generati come se fossero una registrazione ufficiale verificata, quando essi non sono stati verificati da una persona fisica
   5. Utilizzare questa funzione in una riunione elencata ai punti dell'articolo 5, comma 1, senza espletare le procedure necessarie

Articolo 12 (Modifiche delle presenti Condizioni)

Possiamo modificare le presenti Condizioni secondo la procedura stabilita dall'articolo 28 delle Condizioni di servizio.

Allegato: testi modello di informativa per i partecipanti alle riunioni

Si tratta dei testi modello da noi forniti ai sensi dell'articolo 3, comma 4, punto (3). Gli Utenti possono utilizzarli così come sono, ovvero con le modifiche che si rendano necessarie. Essi sono destinati a essere messi a disposizione in una forma copiabile dalle pagine di assistenza e dalle schermate dell'App.

1. Testo da inserire nell'invito alla riunione (giapponese)

La presente riunione sarà registrata in audio e video ai fini della redazione del verbale e sarà trascritta automaticamente. Un bot destinato alla registrazione si unirà alla riunione.

Il contenuto registrato sarà conservato quale verbale interno e consultato dalle persone interessate. Qualora preferisse non essere registrato, La preghiamo di comunicarlo all'organizzatore prima dell'inizio della riunione.

2. Testo da leggere all'inizio della riunione (giapponese)

La riunione odierna sarà registrata in audio e video al fine di redigere il verbale. Un bot destinato alla registrazione si è unito alla riunione. Qualora non sia d'accordo, La preghiamo di manifestarlo ora.

3. Informativa preventiva per una riunione ricorrente (giapponese)

A decorrere dal ◯/◯, la presente riunione ricorrente sarà registrata in audio e video in ogni occasione ai fini della redazione del verbale. Un bot destinato alla registrazione si unirà automaticamente.

Il contenuto registrato e i verbali generati saranno conservati in uno stato che ne consente la consultazione da parte dei membri del Progetto ◯◯. Il periodo di conservazione è ◯◯.

Per qualsiasi domanda, ovvero per qualsiasi richiesta relativa alle registrazioni, La preghiamo di rivolgersi a ◯◯.

4. Invito alla riunione (inglese)

This meeting will be recorded and automatically transcribed for the purpose of producing minutes. A recording bot will join the meeting.

The recording and the minutes generated from it will be stored and made available to relevant colleagues. If you would prefer not to be recorded, please let the organiser know before the meeting begins.

5. Dichiarazione di apertura (inglese)

Before we begin — this meeting is being recorded and transcribed so that minutes can be produced automatically. A recording bot has joined us. If anyone objects to being recorded, please say so now.

6. Per le giurisdizioni che richiedono il consenso di tutte le parti (inglese)

This meeting will be recorded and transcribed. Recording will not begin until every participant has confirmed their consent.

Please reply to this invitation confirming that you consent to being recorded. If you do not consent, please let the organiser know and the meeting will be held without recording.