はじめに
週次定例の終わりぎわ、「じゃあ議事録、今週は誰が書きます？」という一言で場が静かになる。心当たりのある方は多いのではないでしょうか。
議事録を引き受けた社員は、記憶とメモの断片をたどって30分かけて書き上げる。ところが翌週の定例では先週の決定事項を誰も正確に覚えておらず、「あれ、あの件どうなりましたっけ」から議論がやり直しに——。
この30分は、1回きりなら誤差の範囲です。ただし週1回の定例で1年続けると、30分×50回で25時間。1日8時間で割れば、3営業日分が議事録の清書だけに消えている計算になります。定例が週3本ある組織なら年75時間、約9営業日分です。
会議そのものが無駄だったわけではありません。決まったことが、次の会議まで運ばれる形になっていないだけです。そしてこれは、議事録を書く人の努力では解決しません。属人的な頑張りに頼る限り、担当が変われば同じことが起きるからです。
この記事では、オンライン会議の録画から議事録作成までを自動化するAIレコーディングを、Kanataの画面を見ながら定例会議に組み込む手順を解説します。読み終えるころには、アプリを作り、議事録の書式を決め、定例に録画ボットを常駐させるところまで再現できるはずです。
議事録が「毎回ゼロから」になる3つの理由
まず、なぜ議事録がいつまでも負担であり続けるのか。原因は担当者の意識ではなく、運用の構造にあります。
理由1｜記録係が会議ごとに変わり、練度が上がらない
多くの組織では、議事録は「その日、手が空いている人」が書きます。持ち回りは公平に見えますが、書き手が毎回変わると、書き方のコツが個人に蓄積するばかりで、組織には残りません。3回目でようやく要領をつかんだ人が、次の会議では記録係から外れる。この繰り返しで、チーム全体としては永遠に初心者のままです。
理由2｜書式が人によって違い、読み手の負担が増える
Aさんの議事録は発言を時系列で追う逐語録に近く、Bさんの議事録は結論だけを箇条書きにしたもの。どちらも悪くはないのですが、読む側は毎回「この議事録はどういう読み方をすればいいのか」を判断させられます。決定事項がどこに書いてあるか探す時間は、議事録が3つあれば3回発生します。
理由3｜置き場所が散らばり、再利用されない
チャットに貼られたもの、ファイル共有に置かれたもの、個人のメモアプリに残ったまま共有されなかったもの。議事録が散らばると、「あの件、いつ決まったんだっけ」を調べる行為そのものが面倒になり、やがて誰も調べなくなります。参照されない記録は、書いた労力ごと消えていきます。
解決の型は「人から外す・先に決める・出口までつなぐ」
この3つを一度に解こうとすると、次の3点に整理できます。
- 記録を取る作業を、人の担当から外す。 誰が出席しているかに関係なく、記録が同じ品質で残る状態にする
- 書式を、会議が始まる前に決めておく。 書き終わってから整えるのではなく、最初から決まった型で出てくるようにする
- 議事録の出口までつなぐ。 「残す」で終わらせず、次に何をするかを考える材料として引けるようにする
重要なのは、この3つが別々のツールで解決されると意味が薄れるという点です。記録の自動化ツール、書式のテンプレート集、検索システムがバラバラに存在すれば、今度はツール間の行き来という手間が生まれます。ひとつの基盤の上で3つが連続していることが条件です。
Kanataが「会議の記録」をどう受け持つか
Kanataは、人材育成・現場での実務対応・業務自動化の3つを支える法人向け生成AI活用プラットフォームです。設計の中心にあるのは、アプリで生まれた成果物がライブラリに蓄積され、蓄積されたものを次のアプリが参照するという循環の考え方です。
Kanataのアプリは4種類あります。AIチャット、AI要約、eラーニング、そして2026年8月27日に加わった AIレコーディング です。このうちAIレコーディングが担当するのが、会議の記録です。
ここで押さえておきたいのが、Kanataは会議そのものを行うプラットフォームではないという立ち位置です。AIレコーディングはZoomやGoogle Meetといった、すでに使っている会議ツールに「同席する」形で動作します。会議ツールを乗り換える必要はなく、参加者の会議の進め方も変わりません。変わるのは、会議が終わったあとに手作業が残るかどうかだけです。
冒頭の3つの型に当てはめると、こうなります。
| 解決の型 | AIレコーディングでの受け持ち方 |
| 記録を人の担当から外す | 会議に同席して録画と文字起こしを自動で実行する。出席者の誰かが記録係になる必要がない |
| 書式を先に決めておく | アプリの「議事録設定」で議事録テンプレートをあらかじめ指定する。以後、その書式で生成される |
| 出口までつなぐ | 作成された議事録をもとに、AIチャットで決定事項から次のアクションを相談できる |
そしてこの構造がもたらす一番の変化は、引き継ぎが「説明」から「参照」に変わることです。前任者の頭の中にしかなかった「なぜそう決まったのか」が、同じ書式の議事録として一定の粒度で残っていれば、後任は説明を受ける前に自分で読めます。属人化の解消とは、結局のところ「読めば分かる状態を作ること」に他なりません。
なお、AIレコーディングはフリープランを含む全プランで利用できます。まず1つの定例で試してから、組織に広げるという進め方が取れます。
定例会議に組み込む4ステップ
ここからは実際の画面で、週次定例にAIレコーディングを組み込む手順を見ていきます。
ステップ1｜AIレコーディングアプリを作り、議事録の書式を決める
サイドバーの + 新規アプリ から、アプリ種別で AIレコーディング を選びます。
アプリは必要な数だけ作れるので、会議の種類ごとに1つずつ作るのが基本です。週次定例と商談では残すべき項目が違うからです。アプリ名には「開発定例」のように会議名をそのまま入れ、アプリ説明（任意）にはあとから用途が分かる一文を書きます。
続く「議事録設定」が、この記事でいちばん大事な設定です。
出力言語では、議事録を生成する言語を選びます。テンプレートの見出しを含めて選択した言語で生成されるので、日本語の会議なら「日本語」のままで構いません。
議事録テンプレートは、文字起こしから議事録を作成するときに使用するテンプレートを指定する項目で、2つの入力方法があります。
- テキストで入力 … 独自のテンプレートを使う。この場で書式を書き下ろす方法です
- プロンプトライブラリから選択 … 登録済みのプロンプトを使う。ライブラリに登録した書式を呼び出す方法です
迷ったら、画面下の 汎用テンプレートを使用 ボタンで標準の書式を読み込み、自社向けに手直しするところから始めてください。
ステップ2｜用語辞書を設定する
次に、学習データ選択 です。画面の案内どおり、ここで最初に設定すべきは、用語辞書として使用する学習データです。
社内でしか通じない略語や製品名、人名は、文字起こしで誤変換されがちです。1回なら笑い話ですが、毎週となると議事録の信頼性そのものが落ちます。
そこで、プロジェクトライブラリの「学習データ」タブで用語集を作り、ここで「参照する」を選びます。学習データは + 新規作成 から「データ作成」を選び、ドキュメント／表形式データで登録することができます。ファイルからデータをインポートすることも可能です。
| 表記 | 読み・誤変換されやすい形 | 補足 |
| Kanata | カナタ／かなた | 自社プロダクト名 |
| PJコード | ピージェーコード／PGコード | 案件管理番号のこと |
| 鈴木 一郎 | 須々木／須木 | 開発部 部長 |
| SLA | エスエルエー／エスエルエイ | 品質保証の合意水準 |
学習データの作成が完了したら、「学習データ選択」で「参照する」を選択し、参照する学習データを指定します。
ステップ3｜定例スケジュールを設定する
さらに画面を下にスクロールすると出てくるのが、定例設定です。ここがAIレコーディングを「毎週の仕組み」に変える部分になります。
- スケジュール … 録画ボットを自動配置する曜日と時刻を指定します。日〜土から曜日を選び、開始時刻を設定します。週2回の定例なら + スケジュールを追加 で2つ目を足せます
- ミーティングURL … ZoomまたはGoogle MeetのURLを入力します。毎回同じURLを使う定例なら、ここに入れておくだけで以降の予約操作は不要です
毎週同じ時間・同じURLで開かれる定例こそ、この設定の効果がいちばん大きい会議です。 一度設定すれば、以降は誰も「録画しましたっけ」と確認せずに済みます。入力が終わったら「作成」をクリックします。
ステップ4｜単発の会議は「ミーティング予約」で押さえる
定例ではない会議は、アプリのトップ画面から個別に予約します。
作成したアプリを開くと、画面上部の ミーティングを録画 に「予約時刻になると録画ボットが自動で配置されます」と案内があります。ここの + ミーティング予約を作成 をクリックします
「ミーティング予約を作成」画面で入力するのは3項目だけです。
- ミーティングタイトル … 「クライアント向け提案レビュー」のように、あとで探せる名前を付けます
- ミーティング実施日時 … 日付と時刻を指定します。画面に**「開始時刻の10分前までに予約してください。」**と注記があるとおり、直前の登録には間に合わない点に注意してください。会議の招集と同時に予約しておくのが確実です
- ミーティングURL … ZoomとGoogle MeetのURLに対応しています
「保存」をクリックすると、アプリトップの 直近のミーティング予定 に追加されます。一覧ではミーティング名・実施日時・種別・プラットフォームを確認でき、予約一覧を見る からすべての予約を開けます。会議が始まると 録画中のミーティング に件数が表示されます。
できあがった議事録を、次のアクションにつなぐ
会議には「Kanata recording bot」が同席します。
会議が終わると、録画から文字起こし、そして指定した書式に沿った議事録のまとめまでが自動で行われます。会議が終わった時点で、議事録ができあがっている状態です。
作成された議事録は、それぞれのAIレコーディングアプリに保存されます。アプリトップの 過去のミーティング から、日付の範囲を指定したり、ミーティング名で検索したり、並び替えたりして探せます。「あの件、いつ決まったんだっけ」を調べる行為が、チャットの遡りではなく一覧の検索に変わるということです。
欠席したメンバーへの口頭でのキャッチアップも不要になります。同じ書式で書かれていれば、決定事項も担当と期限も毎回同じ位置にあるからです。「説明」から「参照」への変化は、ここで実際に起こります。
さらに、作成された議事録をもとに、右下の「AIに質問する」から、AIチャットで次に取るべきアクションを相談することもできます。
議事録をただ溜めるだけでは、やり残しは見つかりません。同じ書式で溜まっているからこそ横断して比べられるわけです。
まとめ
議事録が負担であり続ける原因は、書く人の努力不足ではなく、記録が人の作業として残っていること・書式が決まっていないこと・出口につながっていないことの3点にあります。
KanataのAIレコーディングは、この3点をひとつのアプリ設定として引き受けます。会議に同席して記録を自動で取り、あらかじめ決めた書式で議事録をまとめ、蓄積された議事録をAIチャットから参照できる状態にする。会議ツールの乗り換えも、参加者の操作も必要ありません。
今週できる一歩は小さくて構いません。次の定例1本だけを対象に、AIレコーディングアプリを1つ作り、議事録テンプレートは「汎用テンプレートを使用」から始めてください。3回運用してみて、「この項目は要らない」「この観点が足りない」が見えてきてから、自社の型に直す。そのころには、議事録の書式がチームの共通言語になっているはずです。
AIレコーディングはフリープランを含む全プランで利用できます。まずは1つの会議から、記録を人の仕事から外してみてください。
よくある質問
- 会議の参加者に、録画されていることは分かりますか？
録画ボットが会議に同席する形で動作するため、参加者側の会議ツールにも参加者として表示されます。
- すでに手元にある録音・録画ファイルからでも議事録を作れますか？
作成できます。オンライン会議への同席だけでなく、手元の録画・音声ファイルをアップロードして使うこともできるため、対面で行った会議も録音データがあれば同じ流れに乗せられます。
- 議事録の書式は、会議ごとに変えられますか？
変えられます。議事録テンプレートはアプリごとの設定なので、会議の種類ごとにアプリを分ければ、それぞれ別の書式を指定できます。共通で使いたい書式はプロジェクトライブラリのプロンプトとして登録しておけば、複数のアプリから同じものを選べます。
- フリープランでも使えますか？
利用できます。AIレコーディングはフリープランを含む全プランで提供されています。プランごとの条件の詳細は公式サイトをご確認ください。
- 定例の時間が変更になったときはどうすればよいですか？
アプリ設定の「定例設定」でスケジュールの曜日・開始時刻を変更します。定例が複数ある場合は「+ スケジュールを追加」で並行して登録できるため、隔週開催などもスケジュールを分けて設定できます。
